Problemen oplossen bij huurdersscreening

Het screeningsproces is ontworpen om soepel te verlopen, maar soms kunnen aanvragers problemen tegenkomen. Hier leest u hoe u de meest voorkomende problemen kunt oplossen.

Aanvrager heeft de uitnodigingsmail niet ontvangen

Als u een uitnodiging heeft verstuurd maar de aanvrager deze niet heeft gezien:

1. Controleer Spam/Ongewenste e-mail: Vraag de aanvrager om de spam- of ongewenste map te controleren op een e-mail van Landager.
2. Controleer het e-mailadres: Ga naar het tabblad Screeningaanvragen op de pagina Huurders. Controleer het e-mailadres dat voor de aanvrager staat vermeld. Als er een typefout in staat, moet u een nieuwe uitnodiging sturen naar het juiste adres.
3. Stuur de uitnodiging opnieuw: U kunt opnieuw op de knop "Screening aanvragen" klikken om een nieuwe set links te versturen.

Waarschuwing voor dubbele screening (Conflict)

Als u een screeningsverzoek probeert te sturen naar een e-mailadres waarvoor al een actief (In afwachting of Ingediend) verzoek van u bestaat, toont Landager een Dubbele waarschuwing.

• Waarom dit gebeurt: Om te voorkomen dat aanvragers worden gespamd of dat er verwarrende dubbele records worden aangemaakt.
• De oplossing: Het systeem vraagt of u het oude verzoek ongeldig wilt maken. Als u dit bevestigt, wordt het oude screeningsverzoek verborgen, worden de beveiligde links ingetrokken en wordt er een gloednieuwe e-mail naar de aanvrager gestuurd.

"Ongeldige OTP-code" foutmelding

Als de aanvrager de OTP (One-Time Password) invoert maar een foutmelding krijgt:

• Code verlopen: OTP-codes verlopen na 10 minuten. De aanvrager moet op "Code opnieuw verzenden" op het scherm klikken om een nieuwe te ontvangen.
• Typefout: Zorg ervoor dat ze exact de 6 cijfers invoeren zonder spaties.
• Meerdere verzoeken: Als ze de code meerdere keren hebben aangevraagd, werkt alleen de meest recente code. Vraag hen om 1 minuut te wachten, hun laatste e-mail te controleren en die specifieke code te gebruiken.

"Link verlopen" foutmelding

Om veiligheidsredenen verloopt de initiële link in de uitnodigingsmail na 7 dagen.

Als de aanvrager na 7 dagen op de link klikt, zien ze een "Link verlopen"-melding. U zult hen vanuit uw dashboard een nieuwe screeningsuitnodiging moeten sturen.

Screeningstatus blijft op "In afwachting" staan

Als de aanvraag al enkele dagen als In afwachting is gemarkeerd, betekent dit dat de aanvrager het formulier nog niet heeft voltooid.

• De aanvrager is mogelijk halverwege gestopt. (Voortgang wordt per sectie opgeslagen, maar de status verandert pas naar "Ingediend" na de laatste pagina).
• Overweeg om handmatig contact op te nemen met de aanvrager om hen eraan te herinneren of te vragen of ze hulp nodig hebben bij het formulier.

Document uploaden mislukt

Als de aanvrager aangeeft dat ze een document niet kunnen uploaden:

• Bestandsgrootte: Elk bestand moet kleiner zijn dan 10MB.
• Bestandstype: Het systeem accepteert afbeeldingen (JPG, PNG) en documenten (PDF). Het kan ongebruikelijke bestandsformaten weigeren (zoals HEIC van oudere iPhones zonder conversie).
• Alternatief: Vraag hen om een screenshot van het document te maken of het op te slaan als een standaard PDF voordat ze het uploaden.

Als problemen aanhouden, neem dan contact op met de ondersteuning van Landager.