Hvad er dokumenthåndtering i Landager?

Ud over leasing-PDF'er og udgiftskvitteringer involverer ejendomsadministration et bjerg af supplerende papirarbejde: overensstemmelsesmeddelelser, forsikringsbeviser, HOA-dokumenter, parkeringstilladelser og mere.

Landagers Document Management-system giver en centraliseret hub til lagring og sporing af alle disse filer.

Hvad du kan gemme

Dokumenthubben accepterer enhver filtype, du skal arkivere:

• Juridiske meddelelser (meddelelser om fraflytning, advarsler om overtrædelse af lejekontrakter, breve om ikke-fornyelse)
• Forsikringsbeviser (ejendomsansvar, oversvømmelsesforsikring, paraplypolicer)
• HOA-dokumenter (vedtægter, mødereferater, vurderingsmeddelelser)
• Government Compliance (oplysning om blymaling, brandinspektionscertifikater)
• Kvitteringer og ændringer (tillæg til lejekontrakter, kæledyrsaftaler, parkeringsaftaler)

Dokumentstatussporing

Hvert dokument kan mærkes med en livscyklusstatus:

• Kladde: Du har oprettet eller uploadet dokumentet, men har ikke leveret det endnu.
• Sendt: Dokumentet er leveret til den relevante part.
• Delvist underskrevet: Flerpartsdokumenter, hvor nogle underskrivere har udfyldt, men andre ikke har.
• Underskrevet: Alle parter har fuldført dokumentet.
• Udløbet: Dokumentets gyldighedsperiode er udløbet.

Sporing af underskrivere

For dokumenter, der kræver underskrift (f.eks. ændringer af lejekontrakter), kan du spore, hvilke parter der skal underskrive, og hvilke der allerede har afsluttet processen.

Hvordan dokumenter adskiller sig fra lejekontrakter

Lease Attachments er filer, der er kontekstuelt bundet til en specifik lejeperiode. Dokumentstyringshubben er til generelle ejendomsrelaterede filer, der kan spænde over flere lejemål eller gælde for ejendommen som helhed.

Eksempelvis: En brandsynsattest gælder for bygningen, ikke en bestemt lejers lejemål. Det hører hjemme i Document Hub.