Memahami Bidang Biaya

Memahami fungsi setiap bidang pada formulir pengeluaran membantu Anda menjaga catatan keuangan yang bersih dan siap diaudit.

Bidang yang Wajib Diisi

Deskripsi

Ringkasan teks bebas tentang apa yang Anda belanjakan. Bersikaplah spesifik.

• ✅ Bagus : "Mengganti pembuangan sampah di dapur Unit 2B"
• ❌ Buruk: "Perbaikan"

Jumlah

Total biaya pengeluaran dalam mata uang default akun Anda. Masukkan jumlah kotor (sebelum pajak jika Anda melacak pajak secara terpisah, setelah pajak jika tidak).

Tanggal

Tanggal terjadinya biaya. Ini menentukan bulan dan tahun mana pengeluaran tersebut diatribusikan dalam laporan Anda.

Bidang Opsional (Tetapi Direkomendasikan).

Properti

Menghubungkan biaya ke gedung tertentu. Penting untuk analisis profitabilitas per properti.

Satuan

Lebih lanjut mempersempit biaya ke ruang sewaan tertentu. Berguna untuk melacak biaya seumur hidup per unit.

Penjual

Pilih dari Direktori Vendor atau buat inline vendor baru. Melacak kontraktor mana yang mengeluarkan biaya paling besar bagi Anda.

Permintaan Pemeliharaan

Jika pengeluaran ini berasal dari tiket perbaikan, tautkan di sini untuk penelusuran lengkap tiket hingga faktur.

Lampiran

Unggah tanda terima fisik atau PDF faktur. Lihat Mengunggah Tanda Terima & Faktur untuk mengetahui format dan batasan yang didukung.

Catatan

Konteks internal (misalnya, "Vendor menawarkan diskon 10% untuk pembayaran tunai. Tarif normalnya adalah $550.").

Praktik Terbaik

1. Selalu tulis ringkasan deskriptif: "Perbaikan" tidak berguna pada saat pajak. "Pengganti pemanas air panas di Unit 4B, model Rheem XG50" adalah apa yang dibutuhkan CPA Anda.
2. Selalu lampirkan tanda terima: IRS memerlukan dokumentasi untuk setiap pemotongan. Melampirkan kwitansi secara digital ke catatan pengeluaran yang tepat akan menghilangkan mimpi buruk tentang kwitansi.
3. Selalu tetapkan tanggal yang benar: Menggunakan tanggal hari ini ketika pengeluaran sebenarnya terjadi bulan lalu akan merusak laporan bulanan Anda. Gunakan tanggal faktur sebenarnya.