Inzicht in de status van huurders (actief versus verleden)

Uw hoofd-Tenant Directory kan in de loop van een paar jaar vastgoedbeheer uitgroeien tot honderden namen. Om deze lijst nuttig te houden, categoriseert Landager elke persoon automatisch in een van de twee statussen: Actief of Verleden.

De twee huurderstatussen

1. Actief (groene badge)

Een ‘actieve’ huurder is iemand die u momenteel huur verschuldigd is.

Ze beschikken logischerwijs over ten minste één Lease waarvan de Startdatum in het verleden ligt, en waarvan de Einddatum leeg is (van maand tot maand) of in de toekomst ligt.

2. Verleden (grijze badge)

Een ‘Oerdere’ huurder is iemand wiens rechtsverhouding met u is beëindigd.

Ze beschikken logischerwijs over nul actieve huurcontracten. Hun eerdere huurcontracten zijn op natuurlijke wijze verlopen of zijn handmatig beëindigd.

Hoe de status automatisch wordt bijgewerkt

U wijzigt nooit handmatig** de status van een tenant tussen Actief en Verleden.

Net als Unit Occupancy Updates is de huurderstatus een weerspiegeling van echte contracten. Het is volledig gebonden aan hun huurcontracten.

• Actief worden: op de exacte dag waarop het nieuwe huurcontract van een huurder ingaat, zet het systeem het profiel automatisch om naar 'Actief'.
• Verleden worden: de exacte dag waarop hun huurcontract afloopt (en ervan uitgaande dat er geen verlenging is ondertekend), zet het systeem hun profiel automatisch om naar 'Verleden'.

Waarom eerdere huurders in de database bewaren?

U vraagt zich misschien af waarom u een huurder niet zomaar verwijdert op het moment dat deze vertrekt. Er zijn drie cruciale redenen waarom Landager voormalige huurders behoudt:

1. Historische grootboekintegriteit: om een IRS-audit te overleven, moet u bewijzen wie u de in 2022 geregistreerde huur heeft betaald. Als u de persoon verwijdert die deze heeft betaald, verliest uw historische grootboek zijn papieren spoor.
2. Verzoening van de borgsom: Zelfs nadat een huurovereenkomst is afgelopen en een huurder vertrekt, bent u hem technisch gezien nog steeds een verzoening van de borgsom verschuldigd. Door hun profiel actief te houden, kunt u de uiteindelijke uitbetaling documenteren.
3. De 'Niet verhuren'-lijst: het bijhouden van het profiel van een slechte huurder in het systeem fungeert als een interne zwarte lijst. Als ze jaren later een aanvraag indienen voor een ander eigendom van u, zal hun naam hun oude profiel ophalen, compleet met de privénotities waarin wordt uitgelegd waarom u niet opnieuw aan hen zou moeten verhuren.

U kunt eerdere tenants eenvoudig verbergen in uw dagelijkse weergave met behulp van de [Directory Filters] (/docs/tenant-management/filtering-the-tenant-directory).