Inzicht in huurdersstatussen (Actief vs. Verleden)

Je centrale HuurdersoverzichtVoorbeeld niet beschikbaar kan na een paar jaar vastgoedbeheer uitgroeien tot honderden namen. Om deze lijst overzichtelijk te houden, categoriseert Landager elke persoon automatisch in een van de twee statussen: Actief of Verleden.

De twee huurdersstatussen

1. Actief (Groene badge)

Een "Actieve" huurder is iemand die op dit moment huur aan je verschuldigd is.

Deze persoon heeft logischerwijs ten minste één HuurovereenkomstVoorbeeld niet beschikbaar waarvan de Startdatum in het verleden ligt en waarvan de Einddatum ofwel leeg is (maand-tot-maand) of in de toekomst ligt.

2. Verleden (Grijze badge)

Een huurder met de status "Verleden" is iemand wiens juridische relatie met jou is beëindigd.

Deze persoon heeft logischerwijs nul actieve huurovereenkomsten. Hun eerdere huurovereenkomsten zijn ofwel natuurlijk verlopen of handmatig beëindigd.

Hoe de status automatisch wordt bijgewerkt

Je hoeft de status van een huurder nooit handmatig te wijzigen tussen Actief en Verleden.

Net als bij Updates van de bezettingsgraad van eenhedenVoorbeeld niet beschikbaar, is de huurdersstatus een afspiegeling van contracten in de echte wereld. Het is volledig gekoppeld aan hun huurovereenkomsten.

• Actief worden: Op de exacte dag dat de nieuwe huurovereenkomst van een huurder begint, zet het systeem hun profiel automatisch op "Actief". Als je hen een toekomstige Geplande huurovereenkomst toewijst, blijft hun profiel "Verleden" totdat de dagelijkse achtergrond-cron deze automatisch activeert op de ochtend van hun verhuizing.
• Verleden worden: Op de exacte dag dat hun huurovereenkomst afloopt (en ervan uitgaande dat er geen verlenging is getekend), zet het systeem hun profiel automatisch op "Verleden".

Waarom huurders uit het verleden in de database bewaren?

Je vraagt je misschien af waarom je een huurder niet gewoon verwijdert zodra deze vertrekt. Er zijn drie cruciale redenen waarom Landager huurders uit het verleden bewaart:

1. Integriteit van het historisch grootboek: Om een belastingcontrole te doorstaan, moet je kunnen aantonen wie de huur heeft betaald die in 2022 is geregistreerd. Als je de persoon verwijdert die de betaling heeft gedaan, verliest je historische grootboek het spoor.
2. Afwikkeling van de waarborgsom: Zelfs nadat een huurovereenkomst is beëindigd en een huurder is vertrokken, ben je technisch gezien nog steeds de afwikkeling van de waarborgsom verschuldigd. Door hun profiel actief te houden, kun je de uiteindelijke uitbetaling documenteren.
3. De 'Niet verhuren'-lijst: Het bewaren van het profiel van een problematische huurder in het systeem dient als een interne zwarte lijst. Als ze jaren later opnieuw solliciteren voor een van je panden, zal hun naam hun oude profiel oproepen, inclusief de privénotitiesVoorbeeld niet beschikbaar waarin staat waarom je ze niet opnieuw zou moeten verhuren.

Je kunt huurders uit het verleden eenvoudig verbergen in je dagelijkse overzicht met behulp van de DirectoryfiltersVoorbeeld niet beschikbaar.