Hva er dokumenthåndtering i Landager?

Utover leie-PDF-er og utgiftskvitteringer, innebærer eiendomsforvaltning et fjell av supplerende papirarbeid: samsvarserklæringer, forsikringsbevis, HOA-dokumenter, parkeringstillatelser og mer.

Landagers Document Management-system gir en sentralisert hub for lagring og sporing av alle disse filene.

Hva du kan lagre

Dokumenthuben godtar alle filtyper du trenger for å arkivere:

• Juridiske merknader (utkastelsesvarsel, advarsler om brudd på leieavtaler, brev om ikke-fornyelse)
• Forsikringssertifikater (eiendomsansvar, flomforsikring, paraplypoliser)
• HOA-dokumenter (vedtekter, møtereferater, vurderingsmeldinger)
• Overholdelse av myndighetene (avsløringer av blymaling, branninspeksjonssertifikater)
• Kvitteringer og endringer (tillegg til leieavtaler, kjæledyravtaler, parkeringsavtaler)

Dokumentstatussporing

Hvert dokument kan merkes med en livssyklusstatus:

• Utkast: Du har opprettet eller lastet opp dokumentet, men har ikke levert det ennå.
• Sendt: Dokumentet er levert til den aktuelle parten.
• Delvis signert: Flerpartsdokumenter der noen underskrivere har fullført, men andre ikke.
• Signert: Alle parter har fullført dokumentet.
• Utløpt: Dokumentets gyldighetsperiode har passert.

Spore signere

For dokumenter som krever signatur (f.eks. leiekontraktendringer), kan du spore hvilke parter som må signere og hvilke som allerede har fullført prosessen.

Hvordan dokumenter skiller seg fra leieavtalevedlegg

Lease Attachments er filer kontekstuelt knyttet til en bestemt leieperiode. Dokumentadministrasjonshuben er for generelle eiendomsrelaterte filer som kan spenne over flere leieavtaler eller gjelde for eiendommen som helhet.

For eksempel: En branntilsynsattest gjelder bygget, ikke en bestemt leietakers leiekontrakt. Den hører hjemme i Document Hub.