Šta je upravljanje dokumentima u Landageru?

Osim PDF-ova o zakupu i priznanica o troškovima, upravljanje imovinom uključuje brdo dodatnih papira: obaveštenja o usklađenosti, potvrde o osiguranju, dokumenti HOA, dozvole za parkiranje i još mnogo toga.

Landagerov sistem Upravljanje dokumentima obezbeđuje centralizovano čvorište za skladištenje i praćenje svih ovih datoteka.

Šta možete da skladištite

Čvorište dokumenata prihvata bilo koju vrstu datoteke koju treba da arhivirate:

• Pravna obaveštenja (obaveštenja o iseljenju, upozorenja o kršenju zakupa, pisma o neobnavljanju)
• Potvrde o osiguranju (imovinska odgovornost, osiguranje od poplava, polise kišobrana)
• Dokumenti HOA (podzakonski akti, zapisnici sa sastanka, obaveštenja o proceni)
• Usklađenost vlade (otkrivanje olovnih boja, sertifikati o vatrogasnoj inspekciji)
• Priznanice i dopune (dodaci zakupu, ugovori za kućne ljubimce, ugovori o parkiranju)

Praćenje statusa dokumenta

Svaki dokument može biti označen statusom životnog ciklusa:

• Nacrt: Napravili ste ili otpremili dokument, ali ga još uvek niste isporučili.
• Poslato: Dokument je dostavljen relevantnoj strani.
• Delimično potpisani: Dokumenti sa više strana gde su neki potpisnici završili, a drugi nisu.
• Potpisano: Sve strane su u potpunosti izvršile dokument.
• Istekao: Period važenja dokumenta je prošao.

Praćenje potpisnika

Za dokumente koji zahtevaju potpise (npr. amandmani na zakup), možete pratiti koje strane treba da potpišu, a koje su već završile proces.

Kako se dokumenti razlikuju od priloga o zakupu

Prilozi zakupa su datoteke kontekstualno vezane za određeni period zakupa. Čvorište za upravljanje dokumentima je za opšte datoteke u vezi sa imovinom koje mogu obuhvatati više zakupa ili se odnositi na imovinu u celini.

Na primer: Potvrda o inspekciji požara primenjuje se na zgradu, a ne na zakup određenog zakupca. Pripada čvorištu dokumenata.