Vad är dokumenthantering i Landager?

Utöver leasing-PDF-filer och utläggskvitton, innefattar fastighetsförvaltningen ett berg av kompletterande pappersarbete: meddelanden om efterlevnad, försäkringsintyg, HOA-dokument, parkeringstillstånd och mer.

Landagers Document Management-system tillhandahåller ett centraliserat nav för att lagra och spåra alla dessa filer.

Vad du kan lagra

Dokumentnavet accepterar alla filtyper du behöver för att arkivera:

• Juridiska meddelanden (avhysningsmeddelanden, varningar om överträdelse av hyresavtal, brev som inte förnyas)
• Försäkringscertifikat (egendomsansvar, översvämningsförsäkring, paraplyförsäkringar)
• HOA-dokument (stadgar, mötesprotokoll, bedömningsmeddelanden)
• Government Compliance (upplysningar om blyfärg, brandinspektionscertifikat)
• Kvitton och tillägg (tillägg till hyresavtal, husdjursavtal, parkeringsavtal)

Dokumentstatusspårning

Varje dokument kan märkas med en livscykelstatus:

• Utkast: Du har skapat eller laddat upp dokumentet men har inte levererat det ännu.
• Skickat: Dokumentet har levererats till den berörda parten.
• Delvis signerade: Flerpartsdokument där vissa undertecknare har fyllt i men andra inte har gjort det.
• Undertecknad: Alla parter har utfört dokumentet fullt ut.
• Upphört: Dokumentets giltighetstid har passerat.

Spåra undertecknare

För dokument som kräver underskrifter (t.ex. ändringar av hyreskontrakt) kan du spåra vilka parter som behöver skriva under och vilka som redan har slutfört processen.

Hur dokument skiljer sig från leasingbilagor

Lease Attachments är filer som är kontextuellt kopplade till en specifik hyresperiod. Dokumenthanteringshubben är för allmänna fastighetsrelaterade filer som kan sträcka sig över flera hyresavtal eller gälla fastigheten som helhet.

Till exempel: Ett brandsynsintyg gäller byggnaden, inte en specifik hyresgästs hyreskontrakt. Det hör hemma i Document Hub.