Wat is documentbeheer in Landager?

Naast huur-pdf's en onkostenbewijzen brengt vastgoedbeheer een berg aan aanvullend papierwerk met zich mee: nalevingskennisgevingen, verzekeringscertificaten, VvE-documenten, parkeervergunningen en meer.

Het Document Management-systeem van Landager biedt een gecentraliseerde hub voor het opslaan en volgen van al deze bestanden.

Wat je kunt opslaan

De documenthub accepteert elk bestandstype dat u wilt archiveren:

• Juridische kennisgevingen (uitzettingsbevelen, waarschuwingen voor huurovertredingen, brieven over niet-verlenging)
• Verzekeringscertificaten (eigendomsaansprakelijkheid, overstromingsverzekering, overkoepelende polissen)
• HOA-documenten (statuten, notulen van vergaderingen, beoordelingsaankondigingen)
• Overheidsnaleving (openbaarmakingen van loodverf, brandinspectiecertificaten)
• Ontvangsten en wijzigingen (aanvullingen op huurcontracten, huisdierenovereenkomsten, parkeerovereenkomsten)

Documentstatus volgen

Elk document kan worden getagd met een levenscyclusstatus:

• Concept: u heeft het document gemaakt of geüpload, maar nog niet afgeleverd.
• Verzonden: Het document is afgeleverd bij de betreffende partij.
• Gedeeltelijk ondertekend: documenten met meerdere partijen waarbij sommige ondertekenaars het hebben voltooid, maar andere niet.
• Ondertekend: Alle partijen hebben het document volledig uitgevoerd.
• Verlopen: de geldigheidsperiode van het document is verstreken.

Ondertekenaars volgen

Voor documenten waarvoor handtekeningen vereist zijn (bijvoorbeeld huurwijzigingen), kunt u bijhouden welke partijen moeten ondertekenen en welke partijen het proces al hebben voltooid.

Hoe documenten verschillen van leasebijlagen

Leasebijlagen zijn bestanden die contextueel aan een specifieke leaseperiode zijn gekoppeld. De Documentbeheer-hub is bedoeld voor algemene eigendomsgerelateerde bestanden die meerdere huurovereenkomsten kunnen omvatten of van toepassing kunnen zijn op het onroerend goed als geheel.

Bijvoorbeeld: Een brandinspectiecertificaat is van toepassing op het gebouw, niet op het huurcontract van een specifieke huurder. Het hoort thuis in de Document Hub.