Hoe maak je een nieuw onderhoudsverzoek aan

Wanneer er iets kapot gaat in een van je eenheden, helpt het onderhoudssysteem van Landager je om het probleem te volgen vanaf de eerste melding tot aan de definitieve afhandeling, factuuropslag en automatische onkostengeneratie.

Stap 1: Open het aanvraagformulier

1. Navigeer naar MaintenanceVoorbeeld niet beschikbaar in de zijbalk.
2. Klik op "New Request" in de rechterbovenhoek.

Stap 2: Koppel aan een eenheid en huurder

• Property: Selecteer het gebouw.
• Unit: Selecteer de specifieke eenheid waar het probleem zich voordoet.
• Tenant: Selecteer optioneel de huurder die aan het verzoek is gekoppeld.

Stap 3: Stel de tijdlijn van het incident in (terugwerkende kracht)

De incidentdatum wordt automatisch ingesteld op vandaag. Landager stelt je echter in staat om historische gegevens bij te houden:

• Als je een datum in het verleden selecteert, toont het systeem automatisch een selectievakje: "Log as past task — no vendor notification will be sent."
• Door dit aangevinkt te laten, kun je onderhoud voor je administratie met terugwerkende kracht registreren zonder per ongeluk een e-mail naar een leverancier te sturen.

Stap 4: Beschrijf het probleem

• Title: Een beknopte samenvatting (bijv. "Lekkende keukenkraan").
• Description: Gedetailleerde uitleg inclusief locatie in de eenheid, ernst en eventueel genomen tijdelijke maatregelen.
• Category: Kies uit Plumbing, Electrical, HVAC, Appliance, Structural, Pest Control, Landscaping of Other.
• Priority: Stel in op Low, Medium, High of Emergency.

Stap 5: Upload foto's & wijs leveranciers toe (optioneel)

Je kunt foto's van de schade toevoegen om leveranciers te helpen. Daarnaast kun je direct een leverancier aan de bon toewijzen.

[!NOTE] Tenzij je een taak uit het verleden registreert, zal het toewijzen van een leverancier hen direct een e-mail sturen met een beveiligde actielink, waarmee ze de opdracht direct vanuit hun inbox kunnen accepteren of weigeren.

Stap 6: Opslaan

Klik op "Save Request". Het verzoek wordt geopend als Open en wordt bijgehouden op je dashboard.

Door huurders geïnitieerde verzoeken (Portaal & QR-code)

Huurders hoeven niet te wachten tot jij elk probleem handmatig registreert. Ze hebben twee snelle manieren om zelf verzoeken in te dienen:

1. Het huurdersportaal: Wanneer ze zijn ingelogd, kunnen ze hun huurovereenkomst inzien en direct onderhoudstickets indienen.
2. QR-codes voor vastgoed: Huurders kunnen een specifieke QR-code voor de eenheid scannen om direct een mobielvriendelijk onderhoudsformulier te openen.

[!IMPORTANT] Bescherming van de verhuurder: Wanneer een huurder een verzoek indient, komt dit op je dashboard terecht in een Pending/Open status. Er wordt NIET automatisch een leverancier op de hoogte gesteld. Je behoudt de volledige controle om het verzoek te beoordelen, te bewerken, af te wijzen of een leverancier toe te wijzen om het werk goed te keuren, waardoor je beschermd bent tegen ongeautoriseerde reparatiefacturen.