Een leverancier toewijzen aan een onderhoudsverzoek

Wanneer een onderhoudsverzoek wordt ingediend, moet iemand het repareren. Het veld Leverancier koppelt de werkbon aan een specifieke aannemer en regelt automatisch de communicatie met hen.

Hoe geautomatiseerde notificaties werken

Wanneer u een onderhoudsverzoek aanmaakt of bewerkt met een huidige of toekomstige incidentdatum, activeert het toewijzen van een leverancier een geautomatiseerd e-mailnotificatiesysteem:

1. De e-maildetails: De toegewezen leverancier ontvangt direct een e-mail met de details van het probleem, inclusief de titel, beschrijving, het adres van het pand, het prioriteitsniveau en eventuele geschatte kosten die u heeft opgegeven.
2. Toegang zonder wrijving: Uw leverancier hoeft GEEN Landager-account aan te maken of een wachtwoord te onthouden.
3. Reacties met één klik: De e-mail bevat veilige, eenmalige actielinks. Ze klikken simpelweg op "Opdracht accepteren" of "Opdracht weigeren" direct vanuit de e-mail, wat de ticketstatus op uw dashboard onmiddellijk bijwerkt.

[!TIP] Werk uit het verleden registreren: Als u een incidentdatum in het verleden selecteert, schakelt Landager standaard over naar een stille modus via het selectievakje "Als taak uit het verleden registreren". Wanneer dit is aangevinkt, wordt de automatische leveranciersnotificatie onderdrukt, zodat u uw administratie kunt bijwerken zonder uw aannemers lastig te vallen met historische meldingen.

Bestaande versus nieuwe leveranciers toewijzen

Een bestaande aannemer toewijzen:

1. Zoek het vervolgkeuzemenu Leverancier op het aanvraagformulier.
2. Zoek de aannemer op naam.
3. Selecteer deze uit de resultaten.

Een leverancier direct aanmaken: Als dit een nieuwe aannemer is, hoeft u de pagina niet te verlaten:

1. Typ hun naam in het vervolgkeuzemenu.
2. Klik op "Nieuwe leverancier aanmaken".
3. Voer hun e-mailadres (vereist voor notificaties) en telefoonnummer in.
4. Ze worden permanent toegevoegd aan uw Vendor DirectoryVoorbeeld niet beschikbaar en automatisch geselecteerd voor dit verzoek.

Hoe leveranciersinformatie wordt weergegeven

Zodra een leverancier is toegewezen, toont de onderhoudsaanvraagkaart prominent de Naam van de leverancier, zodat het voor uw team duidelijk is wie de reparatie afhandelt.

Als uw eerste leverancier vanuit de e-mail op "Opdracht weigeren" klikt, of als ze aangeven dat ze het werk niet kunnen voltooien, bewerkt u eenvoudig het onderhoudsverzoek en wijst u een andere leverancier toe. De nieuwe leverancier ontvangt direct een notificatie en de geschiedenis van het verzoek wordt veilig vastgelegd in uw Activity LogsVoorbeeld niet beschikbaar.

Best practice

Wijs altijd een leverancier toe, zelfs voor kleine reparaties die u zelf van plan bent uit te voeren. Maak een "In-House" leveranciersitem aan en wijs dit toe aan verzoeken die u persoonlijk oplost. Dit zorgt ervoor dat uw onderhoudsanalyses elke reparatie nauwkeurig vastleggen, niet alleen die welke zijn uitbesteed aan externe aannemers.