Kosten bijhouden & Facturen uploaden

Het bijhouden van onderhoudslogica gaat niet alleen over het repareren van de gootsteen; het gaat erom dat uw financiële administratie zonder extra moeite op orde blijft. Landager bereikt dit door het proces van onderhoudsafronding direct te koppelen aan uw grootboek.

Het budget instellen (Geschatte kosten)

Bij het aanmaken van een verzoek kunt u uw beste schatting invoeren van wat de reparatie zal kosten voordat de leverancier aan het werk gaat. Dit is nuttig voor:

• Cashflowplanning: Als u weet dat er drie reparaties openstaan met een gezamenlijke schatting van $2.000, kunt u zorgen voor voldoende reserves.
• Budgetgoedkeuring: Als u vastgoed beheert voor een investeerder, kan deze goedkeuring vereisen voor kosten boven een bepaalde drempelwaarde.
• Onderhandeling met leveranciers: Het hebben van een schriftelijke schatting in het systeem geeft u een voorsprong als de uiteindelijke factuur aanzienlijk hoger uitvalt.

Afronden & Werkelijke kosten opgeven

Wanneer de leverancier het werk heeft voltooid en een factuur indient, klikt u op "Markeren als voltooid" op het dashboard. Dit opent het afrondingsvenster, waar u de financiële gegevens vastlegt:

1. Werkelijke kosten: Het exacte geldbedrag dat verschuldigd is of betaald aan de leverancier.
2. Doorbelasten aan huurder: Vink dit vakje aan als de huurder de schade heeft veroorzaakt en financieel verantwoordelijk moet worden gehouden.

Gescheiden documentuploads

Het afrondingsformulier dwingt een duidelijke scheiding af tussen operationeel bewijsmateriaal en financiële belastingdocumentatie.

• Taakfoto's / Video's: Upload foto's of videobestanden (tot 30MB) die het voltooide reparatiewerk tonen (bijv. een kort fragment van de nieuw geïnstalleerde HVAC-unit in werking).
• Facturen / Bonnen: Upload PDF's of afbeeldingen (tot 10MB) van de officiële rekening van de aannemer, of een foto van de kassabon van de bouwmarkt.

Het automatische onkostenoverzicht

U hoeft NIET handmatig een onkostendeclaratie in te voeren. Omdat u het werk al heeft gedaan tijdens de afrondingsstap, genereert Landager automatisch een specifiek onkostenrecord dat gekoppeld is aan dit object.

Het systeem houdt het operationele verhaal (wat is er kapot, wie heeft het gerepareerd, hoe lang duurde het) bij op de onderhoudsticket, terwijl het financiële verhaal (hoeveel het kostte, welke leverancier is betaald en de bijgevoegde factuur) synchroon wordt bijgehouden in uw onkostenrapporten.