Tilldela en leverantör till en utgift

Att veta hur mycket du spenderade är bara halva bilden. Att veta vem du betalade är lika viktigt för leverantörsförhandlingar, skatteförberedelser och portföljanalys.

Hur man tilldelar en leverantör

När du skapar eller redigerar en utgift:

1. Leta upp rullgardinsmenyn Leverant.
2. Sök efter leverantören efter namn (t.ex. "Mike's Plumbing").
3. Välj dem från resultaten.

Kostnaden är nu permanent taggad med den här leverantören, vilket länkar kostnaden till deras profil i din Vendor Directory.

Skapa en leverantör inline

Om du loggar en kostnad för en entreprenör som du aldrig använt tidigare:

1. Skriv deras namn i rullgardinsmenyn Leverantör.
2. Om inga resultat visas klickar du på "Skapa ny leverantör" (eller motsvarande inline-skapande alternativ).
3. Ange deras grundläggande uppgifter (namn, företag, telefon, e-post).
4. Den nya leverantören läggs omedelbart till i din katalog och väljs automatiskt för denna utgift.

Du behöver inte lämna utgiftsformuläret, navigera till leverantörskatalogen, skapa leverantören där och komma tillbaka. Det inbyggda arbetsflödet sparar mycket tid.

Varför leverantörsmärkning är viktig

1. Årlig leverantörsutgiftsanalys

Genom att tagga varje utgift med en leverantör kan du filtrera dina exporterade data och summera det totala spenderade per entreprenör och år. Om du upptäcker att du betalade leverantör A $15 000 förra året, har du möjlighet att förhandla fram volymrabatter.

2. 1099 Skatterapportering

I USA, om du betalar en entreprenör mer än $600 under ett kalenderår, är du lagligt skyldig att utfärda ett 1099-formulär. Att ha alla utgifter taggade till en leverantör gör det trivialt att filtrera och beräkna dina 1099-åtaganden vid årets slut.

3. Jämföra bud

När ett rör spricker och du behöver nödtjänst, med historiska data som visar att leverantör A tar 175 USD/timme men leverantör B tar 125 USD/timme för identiskt arbete, kan du fatta omedelbara kostnadseffektiva beslut.