Sporing af omkostninger og upload af fakturaer

Sporing af vedligeholdelseslogik handler ikke kun om at reparere vasken; det handler om at sikre, at dit regnskab forbliver overskueligt uden ekstra arbejde. Landager opnår dette ved at integrere processen for færdiggørelse af vedligeholdelse direkte i dit regnskab.

Fastlæggelse af budget (Estimeret omkostning)

Under oprettelse af anmodningen kan du indtaste dit bedste bud på, hvad reparationen vil koste, før leverandøren påbegynder arbejdet. Dette er nyttigt til:

• Cash flow-planlægning: Hvis du ved, at tre reparationer afventer med samlede estimater på 2.000 $, kan du sikre tilstrækkelige reserver.
• Budgetgodkendelse: Hvis du administrerer ejendomme for en investor, kan de kræve godkendelse af omkostninger over en vis tærskel.
• Leverandørforhandling: At have et skriftligt estimat i systemet giver dig forhandlingskraft, hvis den endelige faktura bliver væsentligt højere.

Markering som færdig og angivelse af faktiske omkostninger

Når leverandøren har afsluttet arbejdet og indsendt en faktura, klikker du på "Markér som færdig" på dashboardet. Dette åbner færdiggørelsesvinduet, hvor du fastlåser de finansielle oplysninger:

1. Faktisk omkostning: Det præcise pengebeløb, der skyldes eller er betalt til leverandøren.
2. Opkræv hos lejer: Marker dette felt, hvis lejer har forårsaget skaden og bør holdes økonomisk ansvarlig.

Adskilt upload af dokumenter

Færdiggørelsesformularen sikrer en klar adskillelse mellem operationelt bevis og finansiel skattedokumentation.

• Opgavebilleder / Videoer: Upload billeder eller videofiler (op til 30 MB), der viser det udførte reparationsarbejde (f.eks. et kort klip af den nyinstallerede HVAC-enhed, der kører).
• Fakturaer / Kvitteringer: Upload PDF-filer eller billeder (op til 10 MB) af den officielle regning fra entreprenøren eller et billede af kvitteringen fra byggemarkedet.

Det automatiske udgiftsregnskab

Du behøver IKKE manuelt at registrere en udgift. Da du allerede har udført arbejdet under færdiggørelsestrinnet, genererer Landager automatisk en dedikeret udgiftspost knyttet til denne ejendom.

Systemet sporer den operationelle historie (hvad gik i stykker, hvem reparerede det, hvor lang tid tog det) på vedligeholdelsesbilletten, mens den finansielle historie (hvor meget det kostede, hvilken leverandør der blev betalt, og den vedhæftede faktura) spores synkront i dine udgiftsrapporter.