¿Qué es la gestión documental en Landager?

Más allá de los archivos PDF de arrendamiento y los recibos de gastos, la administración de propiedades implica una montaña de papeleo complementario: avisos de cumplimiento, certificados de seguro, documentos de HOA, permisos de estacionamiento y más.

El sistema de Gestión de documentos de Landager proporciona un centro centralizado para almacenar y rastrear todos estos archivos.

Lo que puedes almacenar

El centro de documentos acepta cualquier tipo de archivo que necesite archivar:

• Avisos legales (avisos de desalojo, advertencias de infracción de contrato de arrendamiento, cartas de no renovación)
• Certificados de seguro (responsabilidad patrimonial, seguro contra inundaciones, pólizas generales)
• Documentos de la HOA (estatutos, actas de reuniones, avisos de evaluación)
• Cumplimiento gubernamental (divulgaciones sobre pintura con plomo, certificados de inspección de incendios)
• Recibos y modificaciones (anexos a contratos de arrendamiento, acuerdos sobre mascotas, acuerdos de estacionamiento)

Seguimiento del estado del documento

Cada documento se puede etiquetar con un estado de ciclo de vida:

• Borrador: has creado o subido el documento pero aún no lo has entregado.
• Enviado: El documento ha sido entregado al interesado.
• Parcialmente firmado: documentos de varias partes donde algunos firmantes los han completado pero otros no.
• Firmado: Todas las partes han ejecutado completamente el documento.
• Caducado: El período de validez del documento ha pasado.

Seguimiento de firmantes

Para los documentos que requieren firmas (por ejemplo, modificaciones del contrato de arrendamiento), puede realizar un seguimiento de qué partes deben firmar y cuáles ya han completado el proceso.

En qué se diferencian los documentos de los adjuntos del contrato de arrendamiento

Adjuntos de arrendamiento son archivos vinculados contextualmente a un período de arrendamiento específico. El centro de gestión de documentos es para archivos generales relacionados con propiedades que pueden abarcar varios arrendamientos o aplicarse a la propiedad en su conjunto.

Por ejemplo: un certificado de inspección de incendios se aplica al edificio, no al contrato de arrendamiento de un inquilino específico. Pertenece al Centro de documentos.