Mitä on dokumentinhallinta Landagerissa?

Vuokra-PDF-tiedostojen ja kulukuittien lisäksi kiinteistöjen hallintaan kuuluu lukuisia lisäpaperitöitä: vaatimustenmukaisuusilmoitukset, vakuutustodistukset, HOA-asiakirjat, pysäköintiluvat ja paljon muuta.

Landagerin Document Management -järjestelmä tarjoaa keskitetyn keskuksen kaikkien näiden tiedostojen tallentamiseen ja seurantaan.

Mitä voit tallentaa

Dokumenttikeskus hyväksyy kaikki tiedostotyypit, jotka sinun täytyy arkistoida:

• Oikeudelliset huomautukset (häätöilmoitukset, vuokrasopimusrikkomusvaroitukset, uusimatta jättämistä koskevat kirjeet)
• Vakuutustodistukset (omaisuusvastuu, tulvavakuutus, sateenvarjovakuutukset)
• HOA-asiakirjat (säännöt, kokouspöytäkirjat, arviointiilmoitukset)
• Government Compliance (lyijymaalin tiedot, palotarkastustodistukset)
• Kuitit ja muutokset (vuokrasopimusten lisäykset, lemmikkisopimukset, pysäköintisopimukset)

Asiakirjan tilan seuranta

Jokaiselle asiakirjalle voidaan merkitä elinkaaritila:

• Luonnos: Olet luonut tai ladannut asiakirjan, mutta et ole vielä toimittanut sitä.
• Lähetetty: Asiakirja on toimitettu asianomaiselle osapuolelle.
• Osittain allekirjoitettu: Monen osapuolen asiakirjat, joissa jotkut allekirjoittajat ovat täyttäneet, mutta toiset eivät.
• Allekirjoitettu: Kaikki osapuolet ovat täyttäneet asiakirjan.
• Vanhentunut: Asiakirjan voimassaoloaika on päättynyt.

Allekirjoittajien seuranta

Allekirjoituksia vaativien asiakirjojen (esim. vuokrasopimusten) osalta voit seurata, mitkä osapuolet allekirjoittavat ja mitkä ovat jo suorittaneet prosessin.

Miten asiakirjat eroavat vuokraliitteistä

Lease Attachments ovat tiedostoja, jotka on kontekstuaalisesti sidottu tiettyyn vuokra-aikaan. Asiakirjanhallintakeskus on tarkoitettu yleisille kiinteistöihin liittyville tiedostoille, jotka voivat kattaa useita vuokrasopimuksia tai koskea koko omaisuutta.

Esimerkiksi: Palotarkastustodistus koskee rakennusta, ei tietyn vuokralaisen vuokrasopimusta. Se kuuluu Document Hubiin.