Mitä on dokumentinhallinta Landagerissa?
Yleiskatsaus Landagerin asiakirjanhallintajärjestelmään oikeudellisten ilmoitusten, muutosten, kuittien ja muiden kiinteistöihin liittyvien papereiden tallentamiseen.
Vuokra-PDF-tiedostojen ja kulukuittien lisäksi kiinteistöjen hallintaan kuuluu lukuisia lisäpaperitöitä: vaatimustenmukaisuusilmoitukset, vakuutustodistukset, HOA-asiakirjat, pysäköintiluvat ja paljon muuta.
Landagerin Document Management -järjestelmä tarjoaa keskitetyn keskuksen kaikkien näiden tiedostojen tallentamiseen ja seurantaan.
Mitä voit tallentaa
Dokumenttikeskus hyväksyy kaikki tiedostotyypit, jotka sinun täytyy arkistoida:
- Oikeudelliset huomautukset (häätöilmoitukset, vuokrasopimusrikkomusvaroitukset, uusimatta jättämistä koskevat kirjeet)
- Vakuutustodistukset (omaisuusvastuu, tulvavakuutus, sateenvarjovakuutukset)
- HOA-asiakirjat (säännöt, kokouspöytäkirjat, arviointiilmoitukset)
- Government Compliance (lyijymaalin tiedot, palotarkastustodistukset)
- Kuitit ja muutokset (vuokrasopimusten lisäykset, lemmikkisopimukset, pysäköintisopimukset)
Asiakirjan tilan seuranta
Jokaiselle asiakirjalle voidaan merkitä elinkaaritila:
- Luonnos: Olet luonut tai ladannut asiakirjan, mutta et ole vielä toimittanut sitä.
- Lähetetty: Asiakirja on toimitettu asianomaiselle osapuolelle.
- Osittain allekirjoitettu: Monen osapuolen asiakirjat, joissa jotkut allekirjoittajat ovat täyttäneet, mutta toiset eivät.
- Allekirjoitettu: Kaikki osapuolet ovat täyttäneet asiakirjan.
- Vanhentunut: Asiakirjan voimassaoloaika on päättynyt.
Allekirjoittajien seuranta
Allekirjoituksia vaativien asiakirjojen (esim. vuokrasopimusten) osalta voit seurata, mitkä osapuolet allekirjoittavat ja mitkä ovat jo suorittaneet prosessin.
Miten asiakirjat eroavat vuokraliitteistä
Lease Attachments ovat tiedostoja, jotka on kontekstuaalisesti sidottu tiettyyn vuokra-aikaan. Asiakirjanhallintakeskus on tarkoitettu yleisille kiinteistöihin liittyville tiedostoille, jotka voivat kattaa useita vuokrasopimuksia tai koskea koko omaisuutta.
Esimerkiksi: Palotarkastustodistus koskee rakennusta, ei tietyn vuokralaisen vuokrasopimusta. Se kuuluu Document Hubiin.
Oletko valmis yksinkertaistamaan vuokraustoimintaasi?
Liity tuhansien riippumattomien vuokranantajien joukkoon, jotka ovat tehostaneet liiketoimintaansa Landagerin avulla.
Aiheeseen liittyvää luettavaa
Kuittien ja laskujen lähettäminen
Digitoi kuittisi lataamalla valokuvia, PDF-tiedostoja ja asiakirjoja suoraan kulukirjanpitoon. Tukee jopa 30 Mt tiedostoa kohden.
Vuokraasiakirjojen lataaminen (PDF)
Kuinka digitoida arkistokaappisi lataamalla allekirjoitetut vuokrasopimukset, lisäykset ja vaatimustenmukaiset PDF-tiedostot turvallisesti suoraan vuokratietueeseen.