מהו ניהול מסמכים בלנדגר?

מעבר למסמכי PDF של חכירה וקבלות על הוצאות, ניהול הנכס כרוך בהר של ניירת משלימה: הודעות ציות, תעודות ביטוח, מסמכי HOA, היתרי חניה ועוד.

מערכת ניהול המסמכים של Landager מספקת רכזת מרכזית לאחסון ומעקב אחר כל הקבצים הללו.

מה אתה יכול לאחסן

מרכז המסמכים מקבל כל סוג קובץ שאתה צריך לארכיון:

• הודעות משפטיות (הודעות פינוי, אזהרות על הפרת חוזה שכירות, מכתבי אי חידוש)
• תעודות ביטוח (אחריות רכוש, ביטוח הצפה, פוליסות גג)
• מסמכי HOA (תקנון, פרוטוקולים של פגישות, הודעות הערכה)
• ציות ממשלתי (גילויי צבע עופרת, אישורי בדיקת אש)
• קבלות ותיקונים (תוספות לחוזי שכירות, הסכמי חיות מחמד, הסכמי חניה)

מעקב אחר מצב המסמך

ניתן לתייג כל מסמך עם סטטוס מחזור חיים:

• טיוטה: יצרת או העלית את המסמך אך עדיין לא מסרת אותו.
• נשלח: המסמך נמסר לגורם הרלוונטי.
• חתומים חלקית: מסמכים מרובי-צדדים שבהם חלק מהחותמים השלימו ואחרים לא.
• חתום: כל הצדדים ביצעו את המסמך במלואו.
• פג תוקף: חלפה תקופת תוקף המסמך.

מעקב אחר חותמים

עבור מסמכים הדורשים חתימה (למשל, תיקוני חכירה), אתה יכול לעקוב אחר אילו צדדים צריכים לחתום ואילו כבר השלימו את התהליך.

כיצד מסמכים שונים מקבצים מצורפים להשכרה

קבצים מצורפים הם קבצים הקשורים בהקשר לתקופת חכירה ספציפית. מרכז ניהול המסמכים מיועד לקבצים הקשורים לנכסים כלליים שעשויים להשתרע על פני מספר חוזי שכירות או לחול על הנכס בכללותו.

לדוגמא: תעודת בדיקת אש חלה על הבניין, לא על שכירות של דייר ספציפי. זה שייך למרכז המסמכים.