Adatbeviteli és -átmeneti tippek

Több éves ingatlanadatok áttelepítése egy új rendszerbe ijesztő. Ez az útmutató az átmenetet kezelhető fázisokra bontja, így a lendület vagy a pontosság elvesztése nélkül válthat.

1. fázis: Készítse elő Excel adatait

A Landager megérintése előtt rendezze a meglévő rekordokat:

1. Minden tulajdonság felsorolása pontos címekkel és típusokkal.
2. Lista fel az összes egységet a hálószoba, a fürdőszoba és a négyzetméter adatokkal.
3. Az összes aktív bérlő felsorolása teljes hivatalos névvel, e-mail-címmel és telefonszámmal.
4. Az összes aktív lízing listája a kezdési dátumokkal, a befejező dátumokkal, a bérleti díj összegével és a biztonsági letét összegével.

Ha ezek az adatok tiszta táblázatban vannak, akkor a Landager belépési munkamenetei gyorsak és hibamentesek lesznek.

2. fázis: Csak aktuális adatok megadása

Ne próbálja meg öt év múltbeli kifizetéseit az 1. napon pótolni. Kezdje a jelennel:

1. Adja meg az összes aktuális tulajdonságot és mértékegységet.
2. Adja meg az összes jelenlegi bérlői profilt.
3. Hozzon létre minden aktív bérleti szerződést (a bérlőket egységekhez köti).
4. Töltse fel az összes aláírt bérleti PDF-fájlt.

Előzményadatai referenciaként a régi táblázatban/rendszerben maradnak. A Landager az Ön nyilvántartási rendszerévé válik.

3. fázis: Az átmeneti hónap

A Landager első hónapja különös figyelmet igényel:

A hónap közepi kezdési dátumok kezelése

Ha március 15-én vált át, és a bérleti díjat már március 1-jére beszedték régi rendszerén keresztül, két lehetősége van:

1. A lehetőség (ajánlott): A márciusi bérleti díj naplózása „Fizetett” bejegyzésként szerepeljen a Landagerben, a következő megjegyzéssel: „Átállás előtti fizetés. A régi rendszeren keresztül beszedve”. Ez teljes első hónapot biztosít.
2. B lehetőség: A kifizetések naplózásának megkezdése áprilisban. Fogadja el, hogy márciusban hiányos adatok jelennek meg az irányítópulton.

Pro-Rating

Ha a bérlő a hónap közepén költözött, az arányos első befizetést a beszedett pontos összeggel naplózza, ne a teljes havi bérleti díjjal. Megjegyzés hozzáadása: "Arányos első hónap: 15 nap 40 USD/nap = 600 USD."

4. fázis: Egyeztetés 30 nap után

Az első teljes hónap végén:

1. Exportálja Landager-adatait.
2. Hasonlítsa össze a bankszámlakivonattal.
3. Azonosítsa az esetleges eltéréseket (hiányzó bejegyzések, ismétlődő bejegyzések, rossz összegek).
4. Javítsa ki az összes problémát a második hónap kezdete előtt.

Ha a végösszeg megegyezik: gratulálunk, az átállás tiszta, és az irányítópult immár megbízható.

5. fázis: Értesítse a bérlőknek

Ha már biztos a rendszerben:

1. Küldjön professzionális e-mailt minden aktív bérlőnek.
2. Magyarázza el, hogy professzionális felügyeleti platformra frissített.
3. Nyugtassuk meg őket, hogy semmi sem változik a lakbér fizetésében, hogyan.
4. Tájékoztassa őket, hogy a jövőben professzionális [kifizetési nyugtákat] (/docs/rent-payments/sharing-a-payment-receipt) fognak kapni.

Ez a kommunikáció építi a bérlői bizalmat, és elvárja a professzionalizmust.

6. fázis: Áttekintés a teljes elkötelezettség előtt

Két teljes hónap tiszta adatok után:

1. Tekintse át az irányítópult mutatóit – megfelelnek-e a valóságnak?
2. Ellenőrizze, hogy minden bérleti dátum pontos-e – helyesek-e a bérlői állapotok?
3. Ellenőrizze az [Occupancy Rate]-t (/docs/dashboard-analytics/occupancy-unit-metrics-explained) – megfelel-e a fizikai igazságnak?
4. Ha minden rendben van, hagyja abba a régi táblázat teljes frissítését. Landager most az igazság egyetlen forrása.