Mi az a dokumentumkezelés a Landagerben?

A lízing PDF-eken és költségbizonylatokon túl az ingatlankezelés rengeteg kiegészítő papírmunkát foglal magában: megfelelőségi értesítéseket, biztosítási igazolásokat, HOA dokumentumokat, parkolási engedélyeket és még sok mást.

A Landager Dokumentumkezelő rendszere központi központot biztosít ezen fájlok tárolására és nyomon követésére.

Mit tárolhat

A dokumentumközpont bármilyen fájltípust elfogad, amelyet archiválni kell:

• Jogi közlemények (kilakoltatási értesítések, bérleti szerződéssértési figyelmeztetések, megújítási levelek)
• Biztosítási igazolások (vagyoni felelősség, árvízbiztosítás, esernyőkötvények)
• HOA dokumentumok (szabályzat, ülés jegyzőkönyve, értékelési közlemények)
• Kormányzati megfelelőség (ólomfesték-információk, tűzvizsgálati tanúsítványok)
• Nyugták és módosítások (bérleti szerződések, kisállat-szerződések, parkolási szerződések)

Dokumentum állapotának követése

Minden dokumentum megcímkézhető életciklus állapottal:

• Piszkozat: Létrehozta vagy feltöltötte a dokumentumot, de még nem kézbesítette.
• Elküldve: A dokumentumot kézbesítették az érintett félnek.
• Részben aláírt: Többoldalú dokumentumok, ahol egyes aláírók kitöltötték, mások nem.
• Aláírva: Minden fél teljes körűen végrehajtotta a dokumentumot.
• Lejárt: A dokumentum érvényességi ideje lejárt.

Az aláírók követése

Az aláírást igénylő dokumentumok (pl. bérletmódosítások) esetében nyomon követhető, hogy mely feleknek kell aláírniuk, és melyek már befejezték a folyamatot.

Miben különböznek a dokumentumok a bérleti mellékletektől

A Lease Attachments olyan fájlok, amelyek kontextus szerint egy adott bérleti időszakhoz vannak kötve. A Dokumentumkezelés hub az általános tulajdonhoz kapcsolódó fájlok számára készült, amelyek több bérleti szerződésre is kiterjedhetnek, vagy az ingatlan egészére vonatkozhatnak.

Például: A tűzvizsgálati tanúsítvány az épületre vonatkozik, nem egy adott bérlő bérletére. A Document Hubhoz tartozik.