経費フィールドを理解する

経費フォームの各フィールドの役割を理解すると、監査に対応したクリーンな財務記録を維持するのに役立ちます。

必須フィールド

説明

何にお金を使ったかを自由テキストでまとめたもの。 具体的にしてください。

• ✅ 良い点: 「ユニット 2B キッチンの生ゴミ処理器を交換しました」
• ❌ 悪い: 「修復」

金額

アカウントのデフォルト通貨での経費の合計額。 総額を入力します (税金を個別に追跡する場合は税前、追跡しない場合は税後)。

日付

費用が発生した日付。 これにより、レポートで経費がどの年に関連付けられるかが決まります。

オプション (ただし推奨) フィールド

プロパティ

経費を特定の建物に関連付けます。 物件ごとの収益性分析に不可欠です。

ユニット

さらに支出を特定のレンタルスペースに絞り込みます。 ユニットごとの生涯コストを追跡するのに役立ちます。

ベンダー

ベンダー ディレクトリ から選択するか、新しいベンダーをインラインで作成します。 どの請負業者に最も費用がかかっているかを追跡します。

メンテナンスリクエスト

この費用が修理チケットから発生した場合は、ここにリンクして、チケットから請求書までの完全な追跡を可能にします。

添付ファイル

物理的な領収書または請求書の PDF をアップロードします。 サポートされている形式と制限については、領収書と請求書のアップロード を参照してください。

注記

内部コンテキスト (例: 「ベンダーは現金で支払うと 10% 割引を提供しました。通常の料金は 550 ドルになるはずです。」)。

ベストプラクティス

1. 常に説明的な概要を作成してください: 納税時には「修復」は役に立ちません。 「ユニット 4B の給湯器交換、モデル Rheem XG50」はまさに公認会計士が必要としているものです。
2. 必ず領収書を添付してください: IRS はすべての控除について文書を要求します。 領収書を正確な経費記録にデジタル添付することで、靴箱に領収書が詰まっている悪夢が解消されます。
3. 常に正しい日付を設定してください: 経費が実際に先月発生したときに今日の日付を使用すると、月次レポートが歪められます。 請求書の実際の日付を使用します。