Duomenų įvedimo ir perėjimo patarimai

Daug metų sukauptų nuosavybės duomenų perkėlimas į naują sistemą yra bauginantis. Šis vadovas suskaido perėjimą į valdomas fazes, kad galėtumėte perjungti neprarasdami greičio ar tikslumo.

1 etapas: paruoškite „Excel“ duomenis

Prieš paliesdami Landager, sutvarkykite esamus įrašus:

1. Išvardykite visas savybes su tiksliais adresais ir tipais.
2. Išvardykite visus įrenginius su miegamojo, vonios kambario ir kvadratinių metrų duomenimis.
3. Įtraukite visų aktyvių nuomininkų sąrašą su visais oficialiais vardais, el. pašto adresais ir telefono numeriais.
4. Išvardykite visas aktyvias nuomos sutartis su pradžios datomis, pabaigos datomis, nuomos sumomis ir užstato sumomis.

Turėdami šiuos duomenis švarioje skaičiuoklėje, jūsų Landager įvedimo seansai bus greiti ir be klaidų.

2 etapas: įveskite tik dabartinius duomenis

Ne nebandykite užpildyti penkerių metų istorinių mokėjimų 1 dieną. Pradėkite nuo dabarties:

1. Įveskite visas esamas ypatybes ir vienetus.
2. Įveskite visus dabartinius nuomininko profilius.
3. Sukurti visas Aktyviosios nuomos sutartis (surišti nuomininkus su vienetais).
4. Įkelkite visus pasirašytus nuomos PDF failus.

Jūsų istoriniai duomenys lieka senoje skaičiuoklėje / sistemoje. Landager tampa jūsų įrašų sistema, judant į priekį.

3 etapas: pereinamasis mėnuo

Pirmas mėnuo Landager reikalauja ypatingo dėmesio:

Mėnesio vidurio pradžios datų tvarkymas

Jei pereinate kovo 15 d., o nuomos mokestis už kovo 1 d. jau buvo paimtas naudojant senąją sistemą, turite dvi parinktis:

1. A variantas (rekomenduojama): užregistruokite kovo mėnesio nuomą kaip „Sumokėtą“ įrašą Landager su pastaba: „Mokėjimas prieš perėjimą. Surenkama naudojant seną sistemą“. Tai suteikia jums visą pirmąjį mėnesį.
2. B variantas: pradėkite registruoti mokėjimus balandžio mėn. Sutikite, kad kovo mėn. prietaisų skydelyje bus rodomi neišsamūs duomenys.

Pro-Rating

Jei nuomininkas persikėlė mėnesio viduryje, užregistruokite proporcingą pirmąjį mokėjimą nurodydami tikslią surinktą sumą, o ne visą mėnesinį nuomos mokestį. Pridėkite pastabą: „Proporcingai paskirstytas pirmasis mėnuo: 15 dienų po 40 USD per dieną = 600 USD“.

4 etapas: susitaikykite po 30 dienų

Pirmojo viso mėnesio pabaigoje:

1. Eksportuokite savo Landager duomenis.
2. Palyginkite su banko ataskaita.
3. Nustatykite visus neatitikimus (trūkstamus įrašus, pasikartojančius įrašus, neteisingas sumas).
4. Išspręskite visas problemas iki antrojo mėnesio pradžios.

Jei bendros sumos sutampa: sveikiname, jūsų perėjimas yra švarus ir jūsų prietaisų skydelis dabar yra patikimas.

5 etapas: praneškite nuomininkams

Kai pasitikite sistema:

1. Išsiųskite profesionalų el. laišką visiems aktyviems nuomininkams.
2. Paaiškinkite, kad naujovinote į profesionalaus valdymo platformą.
3. Įtikinkite juos, kad niekas nesikeičia dėl kaip jie moka nuomą.
4. Informuokite juos, kad ateityje jie gaus profesionalius [mokėjimo kvitus] (/docs/rent-payments/sharing-a-payment-receipt).

Šis bendravimas kelia nuomininko pasitikėjimą ir kelia profesionalumo lūkesčius.

6 etapas: peržiūra prieš visiškai įsipareigojant

Po dviejų mėnesių švarių duomenų:

1. Peržiūrėkite savo prietaisų skydelio metriką – ar jie atitinka tikrovę?
2. Patikrinkite, ar visos nuomos datos yra tikslios – ar nuomininko statusai yra teisingi?
3. Patikrinkite [užimtumo rodiklį] (/docs/dashboard-analytics/ocupancy-unit-metrics-explained) – ar jis atitinka fizinę tiesą?
4. Jei viskas patikrinta, visiškai nebeatnaujinkite senos skaičiuoklės. Landageris dabar yra jūsų vienintelis tiesos šaltinis.