Išlaidų laukų supratimas

Suprasdami, ką daro kiekvienas išlaidų formos laukas, galite išlaikyti švarius, auditui paruoštus finansinius įrašus.

Privalomi laukai

Aprašymas

Laisvo teksto santrauka, kam išleidote pinigus. Būkite konkretūs.

• ✅ Gerai: "Pakeistas šiukšlių išvežimas 2B bloko virtuvėje"
• ❌ Blogai: "Remontas"

Suma

Visas išlaidų mokestis numatytąją paskyros valiutą. Įveskite bendrą sumą (jei mokesčius stebite atskirai, atskaičius mokesčius, jei ne).

Data

Išlaidų atsiradimo data. Tai nustato, kuriam mėnesiui ir metams išlaidos priskiriamos jūsų ataskaitose.

Neprivalomi (bet rekomenduojami) laukai

Turtas

Susieja išlaidas su konkrečiu pastatu. Būtinas kiekvieno nekilnojamojo turto pelningumo analizei.

Vienetas

Dar labiau susiaurina išlaidas iki konkrečios nuomojamos patalpos. Naudinga stebint vieneto išlaidas.

Pardavėjas

Pasirinkite iš savo [tiekėjo katalogo] (/docs/tiekėjo-katalogas) arba sukurkite naują tiekėjo eilutę. Stebi, kurie rangovai jums kainuoja brangiausiai.

Techninės priežiūros užklausa

Jei šios išlaidos atsirado dėl remonto bilieto, susiekite jį čia, kad būtų galima visiškai atsekti bilietą iki sąskaitos faktūros.

Priedai

Įkelkite fizinį kvitą arba sąskaitą faktūrą PDF. Palaikomus formatus ir apribojimus žr. [Kvitų ir sąskaitų faktūrų įkėlimas] (/docs/expenses/uploading-receipts-invoices).

Pastabos

Vidinis kontekstas (pvz., „Pardavėjas pasiūlė 10 % nuolaidą mokant grynaisiais. Įprasta kaina būtų buvusi 550 USD.“).

Geriausia praktika

1. Visada rašykite aprašomąsias santraukas: „Remontas“ mokesčių metu yra nenaudingas. „Pakeistas karšto vandens šildytuvas 4B bloke, modelis Rheem XG50“ yra būtent tai, ko reikia jūsų CPA.
2. Visada pridėkite kvitus: IRS reikalauja kiekvieno išskaitymo dokumentų. Skaitmeniniu būdu pridėjus kvitą prie tikslaus išlaidų įrašo, nebeliksite batų dėžutės su kvitais košmaru.
3. Visada nustatykite teisingą datą: naudojant šiandienos datą, kai išlaidos faktiškai įvyko praėjusį mėnesį, jūsų mėnesio ataskaitos bus iškreiptos. Naudokite tikrąją sąskaitos faktūros datą.