Terugkerende onderhoudsschema's

Sommige onderhoudstaken vinden plaats volgens een vast schema — zoals het vervangen van HVAC-filters, ongediertebestrijding, inspecties van brandblussers, tuinonderhoud en meer. Landager stelt u in staat om deze te automatiseren met Terugkerende onderhoudsschema's.

Toegang tot terugkerend onderhoud

1. Navigeer naar MaintenanceVoorbeeld niet beschikbaar.
2. Klik op het tabblad "Recurring" bovenaan de pagina (naast "Requests").

Een terugkerend schema aanmaken

1. Klik op "New Schedule" op het tabblad Recurring.
2. Vul de details van het schema in:
   • Title — bijv. "Vervanging HVAC-filter"
   • Unit / Property — selecteer op welke unit dit van toepassing is
   • Category — Loodgieterswerk, Elektra, HVAC, Apparatuur, Bouwkundig, Ongediertebestrijding, Tuinonderhoud of Overig
   • Priority — Laag, Gemiddeld, Hoog of Spoed
   • Frequency — kies uit Wekelijks, Tweewekelijks, Maandelijks, Driemaandelijks, Halfjaarlijks of Jaarlijks
   • Estimated Cost — optioneel budget voor elke uitvoering
   • Start Date — wanneer het schema begint
   • End Date — optioneel; indien ingesteld, wordt het schema automatisch gedeactiveerd zodra de volgende vervaldatum deze datum passeert.
   • Vendor — wijs optioneel een leverancier toe
   • Description & Notes — eventuele aanvullende context
3. Klik op "Create Schedule" om op te slaan.

Uitleg van de frequentie-opties

Geautomatiseerde e-mailherinneringen

Wanneer u een terugkerend schema instelt, automatiseert Landager de communicatie voor u:

• Leveranciersherinneringen: Als er een leverancier is toegewezen, stuurt het systeem automatisch 7 dagen voor de vervaldatum een e-mail naar hen, zodat zij tijdig voorbereid zijn.
• Verhuurdersherinneringen: U ontvangt 2 dagen voor de vervaldatum een e-mailherinnering zodat u de voortgang kunt bewaken.

Slimme voltooiingsregistratie

Landager houdt intelligent bij of een schema moet worden uitgevoerd.

Wanneer de volgende vervaldatum is aangebroken (of verstreken), toont het schema een primaire "Mark Complete"-knop.

1. Klik op "Mark Complete" op de kaart van het schema.
2. Voer de werkelijke kosten in.
3. Upload foto's/video's van de taak (tot 30MB) van het voltooide werk.
4. Upload facturen/bonnen (tot 10MB) voor de financiële documentatie.
5. Vink optioneel "Charge to Tenant" aan.
6. Klik op "Complete & Log Expense".

Dit doet automatisch het volgende:

• Registreert de kosten als een onkost met beide bestandstypen veilig gekoppeld aan het dossier.
• Werkt de volgende vervaldatum voor het schema bij.

"Done Until" & Eerder voltooien

Als u het onderhoud voor de huidige periode al heeft voltooid, verdwijnt de "Mark Complete"-knop om te voorkomen dat er per ongeluk dubbel wordt geregistreerd. In plaats daarvan ziet u een groene "Done until [Next Date]"-badge.

Als de leverancier eerder kwam, of als u ongepland onderhoud heeft uitgevoerd dat u toch wilt registreren onder dit schema, klik dan eenvoudig op de secundaire link "Complete early" onder de badge om het voltooiingsformulier te openen.

Schema's pauzeren en hervatten

• Klik op het pauze-icoon (⏸) op elk actief schema om het tijdelijk te stoppen.
• Klik op play (▶) om te hervatten. Er gaan geen gegevens uit het verleden verloren — alleen toekomstige uitvoeringen worden beïnvloed.

Een schema verwijderen

Klik op het verwijder-icoon (🗑) bij een schema. Er verschijnt een bevestigingsvenster. Het verwijderen van een schema verwijdert alleen toekomstige uitvoeringen — alle voltooide taken uit het verleden en de bijbehorende geregistreerde onkosten blijven bewaard.