Forstå utgiftsfelt

Å forstå hva hvert felt på utgiftsskjemaet gjør, hjelper deg med å opprettholde en ren, revisjonsklar finansiell oversikt.

Obligatoriske felter

Beskrivelse

Et fritekstsammendrag av hva du brukte penger på. Vær spesifikk.

• ✅ Bra: "Erstattet søppeltømming i enhet 2B kjøkken"
• ❌ Dårlig: "Reparer"

Beløp

Den totale kostnaden for utgiften i kontoens standardvaluta. Angi bruttobeløpet (før skatt hvis du sporer skatt separat, etter skatt hvis du ikke gjør det).

Dato

Datoen utgiften ble pådratt. Dette avgjør hvilken måned og år utgiften tilskrives i rapportene dine.

Valgfrie (men anbefalt) felt

Eiendom

Knytter utgiften til et bestemt bygg. Viktig for lønnsomhetsanalyse per eiendom.

Enhet

Begrenser utgiftene ytterligere til en bestemt utleiebar plass. Nyttig for å spore levetidskostnader per enhet.

Leverandør

Velg fra Vendor Directory eller opprett en ny leverandør innebygd. Spor hvilke entreprenører som koster deg mest.

Vedlikeholdsforespørsel

Hvis denne utgiften stammer fra en reparasjonsbillett, lenker du den her for fullstendig sporbarhet fra billett-til-faktura.

Vedlegg

Last opp den fysiske kvitteringen eller faktura PDF. Se Opplasting av kvitteringer og fakturaer for støttede formater og grenser.

Merknader

Intern kontekst (f.eks. "Leverandøren tilbød 10 % rabatt for å betale kontant. Normal pris ville ha vært $550.")

Beste praksis

1. Skriv alltid beskrivende oppsummeringer: "Reparasjon" er ubrukelig på skattetidspunktet. "Erstattet varmtvannsbereder i Unit 4B, modell Rheem XG50" er akkurat det CPA-en din trenger.
2. Legg alltid ved kvitteringer: IRS krever dokumentasjon for hvert fradrag. Å ha kvitteringen digitalt festet til den eksakte utgiftsposten eliminerer skoeske-av-kvitteringsmarerittet.
3. Angi alltid riktig dato: Hvis du bruker dagens dato da utgiften faktisk skjedde forrige måned, vil de månedlige rapportene skjevt. Bruk den faktiske datoen for fakturaen.