Sporing av kostnader og opplasting av fakturaer

Å spore vedlikeholdslogikk handler ikke bare om å fikse vasken; det handler om å sikre at regnskapet ditt forblir ryddig uten ekstra innsats. Landager oppnår dette ved å integrere prosessen for fullføring av vedlikehold direkte i hovedboken din.

Sette budsjettet (estimert kostnad)

Under opprettelse av forespørselen kan du legge inn et estimat på hva reparasjonen vil koste før leverandøren starter arbeidet. Dette er nyttig for:

• Likviditetsplanlegging: Hvis du vet at tre reparasjoner venter med samlede estimater på 20 000 kr, kan du sikre tilstrekkelige reserver.
• Budsjettgodkjenning: Hvis du forvalter eiendommer for en investor, kan de kreve godkjenning av kostnader over en viss terskel.
• Leverandørforhandlinger: Å ha et skriftlig estimat i systemet gir deg forhandlingsmakt hvis den endelige fakturaen blir betydelig høyere.

Markere som fullført og oppgi faktisk kostnad

Når leverandøren er ferdig med arbeidet og sender en faktura, klikker du på "Mark Complete" (Marker som fullført) i dashbordet. Dette åpner fullføringsvinduet, hvor du låser de finansielle detaljene:

1. Faktisk kostnad: Det nøyaktige pengebeløpet som skyldes eller er betalt til leverandøren.
2. Belast leietaker: Merk av i denne boksen hvis leietakeren forårsaket skaden og skal holdes økonomisk ansvarlig.

Adskilt opplasting av dokumenter

Fullføringsskjemaet tvinger frem et tydelig skille mellom operasjonell dokumentasjon og finansielle skattedokumenter.

• Bilder / videoer av oppgaven: Last opp bilder eller videofiler (opptil 30 MB) som viser det utførte reparasjonsarbeidet (f.eks. et kort klipp av den nylig installerte HVAC-enheten i drift).
• Fakturaer / kvitteringer: Last opp PDF-filer eller bilder (opptil 10 MB) av den offisielle regningen fra entreprenøren, eller et bilde av kvitteringen fra jernvarehandelen.

Den automatiske utgiftsloggen

Du trenger IKKE å registrere en utgift manuelt. Fordi du allerede gjorde jobben under fullføringstrinnet, vil Landager automatisk generere en dedikert utgiftspost knyttet til denne eiendommen.

Systemet sporer den operasjonelle historien (hva som ble ødelagt, hvem som fikset det, hvor lang tid det tok) på vedlikeholdsbilletten, mens den sporer den finansielle historien (hvor mye det kostet, hvilken leverandør som ble betalt, og den vedlagte fakturaen) synkront i utgiftsrapportene dine.