Spåra kostnader och ladda upp fakturor

Att spåra underhållslogik handlar inte bara om att laga diskhon; det handlar om att se till att din bokföring förblir korrekt utan extra ansträngning. Landager uppnår detta genom att integrera processen för underhållsslutförande direkt i din huvudbok.

Ange budget (beräknad kostnad)

När du skapar en förfrågan kan du ange din bästa uppskattning av vad reparationen kommer att kosta innan leverantören påbörjar arbetet. Detta är användbart för:

• Kassaflödesplanering: Om du vet att tre reparationer väntar med sammanlagda uppskattningar på 2 000 USD, kan du säkerställa tillräckliga reserver.
• Budgetgodkännande: Om du förvaltar fastigheter åt en investerare kan de kräva godkännande av kostnader över en viss tröskel.
• Leverantörsförhandling: Att ha en skriftlig uppskattning i systemet ger dig förhandlingsutrymme om den slutgiltiga fakturan blir betydligt högre.

Markera som slutförd och ange faktisk kostnad

När leverantören har avslutat arbetet och skickat in en faktura klickar du på "Markera som slutförd" på instrumentpanelen. Detta öppnar modalen för slutförande, där du låser fast de finansiella uppgifterna:

1. Faktisk kostnad: Det exakta beloppet som är skyldigt eller betalat till leverantören.
2. Debitera hyresgäst: Markera denna ruta om hyresgästen orsakade skadan och bör hållas ekonomiskt ansvarig.

Separerad dokumentuppladdning

Formuläret för slutförande tvingar fram en tydlig separation mellan operativt bevisunderlag och finansiell skattedokumentation.

• Foton/videor av uppgiften: Ladda upp bilder eller videofiler (upp till 30 MB) som visar det utförda reparationsarbetet (t.ex. ett kort klipp på den nyligen installerade HVAC-enheten när den körs).
• Fakturor/kvitton: Ladda upp PDF-filer eller bilder (upp till 10 MB) av den officiella fakturan från entreprenören, eller ett foto på kvittot från bygghandeln.

Den automatiska utgiftsboken

Du behöver INTE manuellt registrera en utgift. Eftersom du redan utförde arbetet under slutförandesteget kommer Landager automatiskt att generera en dedikerad utgiftspost kopplad till denna fastighet.

Systemet spårar den operativa historien (vad som gick sönder, vem som lagade det, hur lång tid det tog) i underhållsärendet, samtidigt som den finansiella historien (hur mycket det kostade, vilken leverantör som fick betalt och den bifogade fakturan) spåras synkront i dina utgiftsrapporter.