Khắc phục sự cố sàng lọc người thuê

Quy trình sàng lọc được thiết kế để diễn ra suôn sẻ, nhưng đôi khi người nộp đơn có thể gặp phải một số vấn đề. Dưới đây là cách giải quyết các sự cố phổ biến nhất.

Người nộp đơn không nhận được email mời

Nếu bạn đã gửi lời mời nhưng người nộp đơn chưa nhận được:

1. Kiểm tra thư mục Spam/Rác: Yêu cầu người nộp đơn kiểm tra thư mục spam hoặc thư rác để tìm email từ Landager.
2. Xác minh địa chỉ email: Truy cập tab Screening Applications trên trang Tenants. Kiểm tra địa chỉ email được liệt kê cho người nộp đơn. Nếu có lỗi chính tả, bạn sẽ cần gửi lại lời mời mới đến địa chỉ chính xác.
3. Gửi lại lời mời: Bạn có thể nhấp vào nút "Request Screening" một lần nữa để gửi lại các liên kết mới.

Cảnh báo sàng lọc trùng lặp (Xung đột)

Nếu bạn cố gắng gửi yêu cầu sàng lọc đến một địa chỉ email đã có yêu cầu đang hoạt động (Đang chờ xử lý hoặc Đã gửi) từ bạn, Landager sẽ hiển thị Cảnh báo trùng lặp (Duplicate Warning).

• Tại sao điều này xảy ra: Để ngăn chặn việc gửi thư rác cho người nộp đơn hoặc tạo ra các hồ sơ trùng lặp gây nhầm lẫn.
• Giải pháp: Hệ thống sẽ hỏi liệu bạn có muốn hủy yêu cầu cũ hay không. Nếu bạn xác nhận, yêu cầu sàng lọc cũ sẽ bị ẩn, các liên kết bảo mật của nó sẽ bị thu hồi và một email hoàn toàn mới sẽ được gửi đến người nộp đơn.

Lỗi "Invalid OTP Code"

Nếu người nộp đơn nhập mã OTP (Mật khẩu dùng một lần) nhưng gặp lỗi:

• Mã đã hết hạn: Mã OTP hết hạn sau 10 phút. Người nộp đơn nên nhấp vào "Resend Code" trên màn hình của họ để nhận mã mới.
• Lỗi chính tả: Đảm bảo họ nhập chính xác 6 chữ số mà không có bất kỳ khoảng trắng nào.
• Nhiều yêu cầu: Nếu họ yêu cầu mã nhiều lần, chỉ mã gần nhất mới có hiệu lực. Hãy bảo họ đợi 1 phút, kiểm tra email mới nhất và sử dụng mã cụ thể đó.

Lỗi "Link Expired"

Vì lý do bảo mật, liên kết ban đầu được gửi trong email mời sẽ hết hạn sau 7 ngày.

Nếu người nộp đơn nhấp vào liên kết sau 7 ngày, họ sẽ thấy thông báo "Link Expired". Bạn sẽ cần gửi cho họ lời mời sàng lọc mới từ bảng điều khiển của mình.

Trạng thái sàng lọc bị kẹt ở "Pending"

Nếu đơn đăng ký đã được đánh dấu là Pending (Đang chờ xử lý) trong vài ngày, điều đó có nghĩa là người nộp đơn chưa hoàn thành biểu mẫu.

• Người nộp đơn có thể đã dừng lại giữa chừng. (Tiến trình được lưu theo từng phần, nhưng trạng thái sẽ không cập nhật thành "Submitted" cho đến khi hoàn thành trang cuối cùng).
• Hãy cân nhắc việc liên hệ thủ công với người nộp đơn để nhắc nhở hoặc hỏi xem họ có cần hỗ trợ với biểu mẫu hay không.

Tải tài liệu lên bị lỗi

Nếu người nộp đơn phàn nàn rằng họ không thể tải tài liệu lên:

• Kích thước tệp: Mỗi tệp phải dưới 10MB.
• Loại tệp: Hệ thống chấp nhận hình ảnh (JPG, PNG) và tài liệu (PDF). Hệ thống có thể từ chối các định dạng tệp lạ (như HEIC từ các iPhone cũ mà không qua chuyển đổi).
• Giải pháp thay thế: Yêu cầu họ chụp ảnh màn hình tài liệu hoặc lưu dưới dạng PDF tiêu chuẩn trước khi tải lên.

Nếu sự cố vẫn tiếp diễn, vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Landager.