Tildeling af en leverandør til en vedligeholdelsesanmodning

Når en vedligeholdelsesanmodning indsendes, er der brug for en til at udbedre den. Feltet Leverandør forbinder arbejdsordren med en specifik entreprenør og håndterer automatisk kommunikationen med dem.

Hvordan automatiserede notifikationer fungerer

Når du opretter eller redigerer en vedligeholdelsesanmodning med en nuværende eller fremtidig hændelsesdato, udløser tildeling af en leverandør et automatiseret e-mail-notifikationssystem:

1. E-mail-detaljerne: Den tildelte leverandør modtager straks en e-mail med detaljer om problemet, herunder titel, beskrivelse, ejendomsadresse, prioritetsniveau og eventuelle estimerede omkostninger, du har angivet.
2. Adgang uden friktion: Din leverandør behøver IKKE at oprette en Landager-konto eller huske en adgangskode.
3. Svar med ét klik: E-mailen indeholder sikre handlingslinks til engangsbrug. De klikker blot på "Acceptér opgave" eller "Afvis opgave" direkte fra e-mailen, hvilket øjeblikkeligt opdaterer status for sagen på dit dashboard.

[!TIP] Logning af tidligere arbejde: Hvis du vælger en hændelsesdato i fortiden, skifter Landager som standard til en lydløs tilstand ved hjælp af afkrydsningsfeltet "Log som tidligere opgave". Når dette er markeret, undertrykkes den automatiske leverandørnotifikation, så du kan ajourføre din journalføring uden at irritere dine entreprenører med historiske alarmer.

Tildeling af eksisterende vs. nye leverandører

Tildeling af en eksisterende entreprenør:

1. Find rullemenuen Leverandør i anmodningsformularen.
2. Søg efter entreprenøren ved navn.
3. Vælg dem fra resultaterne.

Oprettelse af en leverandør direkte i formularen: Hvis der er tale om en ny entreprenør, behøver du ikke forlade siden:

1. Skriv deres navn i rullemenuen.
2. Klik på "Opret ny leverandør".
3. Indtast deres e-mailadresse (påkrævet for notifikationer) og telefonnummer.
4. De tilføjes permanent til dit LeverandørkartotekForhåndsvisning ikke tilgængelig og vælges automatisk til denne anmodning.

Hvordan leverandøroplysninger vises

Når en leverandør er tildelt, viser vedligeholdelsesanmodningskortet tydeligt Leverandørnavnet, hvilket gør det klart for dit team, hvem der håndterer reparationen.

Hvis din oprindelige leverandør klikker på "Afvis opgave" i deres e-mail, eller de kontakter dig for at sige, at de ikke kan udføre arbejdet, skal du blot redigere vedligeholdelsesanmodningen og tildele en anden leverandør. Den nye leverandør modtager straks en notifikation, og anmodningshistorikken logges sikkert i dine AktivitetslogsForhåndsvisning ikke tilgængelig.

Bedste praksis

Tildel altid en leverandør, selv til små reparationer, som du planlægger at håndtere selv. Opret en "In-house"-leverandørprofil og tildel den til anmodninger, du selv udbedrer. Dette sikrer, at din vedligeholdelsesanalyse præcist fanger enhver reparation, ikke kun dem, der udliciteres til eksterne entreprenører.