Tilbagevendende vedligeholdelsesplaner

Nogle vedligeholdelsesopgaver forekommer efter en fast tidsplan — udskiftning af HVAC-filtre, skadedyrsbekæmpelse, eftersyn af brandslukkere, havearbejde og meget mere. Landager lader dig automatisere disse med Tilbagevendende vedligeholdelsesplaner.

Adgang til tilbagevendende vedligeholdelse

1. Naviger til MaintenanceForhåndsvisning ikke tilgængelig.
2. Klik på fanen "Recurring" øverst på siden (ved siden af "Requests").

Oprettelse af en tilbagevendende plan

1. Klik på "New Schedule" under fanen Recurring.
2. Udfyld detaljerne for planen:
   • Title — f.eks. "Udskiftning af HVAC-filter"
   • Unit / Property — vælg hvilken enhed dette gælder for
   • Category — VVS, El, HVAC, Hvidevarer, Bygningsvedligeholdelse, Skadedyrsbekæmpelse, Havearbejde eller Andet
   • Priority — Lav, Medium, Høj eller Akut
   • Frequency — vælg mellem Ugentlig, Hver anden uge, Månedlig, Kvartalsvis, Halvårlig eller Årlig
   • Estimated Cost — valgfrit budget for hver forekomst
   • Start Date — hvornår planen starter
   • End Date — valgfrit; hvis angivet, deaktiveres planen automatisk, når den næste forfaldsdato overskrider denne dato.
   • Vendor — tildel eventuelt en leverandør
   • Description & Notes — yderligere kontekst
3. Klik på "Create Schedule" for at gemme.

Forklaring af frekvensmuligheder

Automatiske e-mailpåmindelser

Når du opretter en tilbagevendende plan, automatiserer Landager kommunikationen for dig:

• Leverandørpåmindelser: Hvis en leverandør er tilknyttet, sender systemet automatisk en e-mail til dem 7 dage før opgaven forfalder, så de har tid til at forberede sig.
• Udlejerpåmindelser: Du modtager en e-mailpåmindelse 2 dage før opgaven forfalder, så du kan følge op på fremdriften.

Smart sporing af færdiggørelse

Landager sporer intelligent, om en plan er forfalden.

Når den næste forfaldsdato er nået (eller overskredet), viser planen en primær "Mark Complete"-knap.

1. Klik på "Mark Complete" på plan-kortet.
2. Indtast den faktiske omkostning.
3. Upload billeder/videoer af opgaven (op til 30MB) af det udførte arbejde.
4. Upload fakturaer/kvitteringer (op til 10MB) til økonomisk dokumentation.
5. Marker eventuelt "Charge to Tenant".
6. Klik på "Complete & Log Expense".

Dette gør automatisk følgende:

• Registrerer omkostningen som en udgift med begge filtyper sikkert vedhæftet posten.
• Opdaterer den næste forfaldsdato for planen.

"Done Until" & Tidlig færdiggørelse

Hvis du allerede har udført vedligeholdelsen for den aktuelle periode, forsvinder "Mark Complete"-knappen for at forhindre utilsigtet dobbeltregistrering. I stedet vil du se et grønt "Done until [Next Date]"-badge.

Hvis leverandøren kom tidligt, eller du har udført ikke-planlagt vedligeholdelse, som du stadig ønsker at logge mod denne plan, skal du blot klikke på det sekundære "Complete early"-link under badget for at åbne formularen.

Pause og genoptagelse af planer

• Klik på pause-ikonet (⏸) på enhver aktiv plan for at stoppe den midlertidigt.
• Klik på play (▶) for at genoptage. Ingen tidligere data går tabt — kun fremtidige forekomster påvirkes.

Sletning af en plan

Klik på slet-ikonet (🗑) på en plan. En bekræftelsesdialog vises. Sletning af en plan fjerner kun fremtidige forekomster — alle tidligere færdiggørelser og deres loggede udgifter bevares.