Was ist Dokumentenmanagement in Landager?

Über Mietvertrags-PDFs und Spesenbelege hinaus umfasst die Immobilienverwaltung einen Berg zusätzlicher Unterlagen: Compliance-Mitteilungen, Versicherungszertifikate, HOA-Dokumente, Parkgenehmigungen und mehr.

Das Dokumentenverwaltungssystem von Landager bietet einen zentralen Hub zum Speichern und Verfolgen all dieser Dateien.

Was Sie aufbewahren können

Der Document Hub akzeptiert jeden Dateityp, den Sie archivieren müssen:

• Rechtliche Hinweise (Räumungsbescheide, Warnungen wegen Mietvertragsverstößen, Nichtverlängerungsschreiben)
• Versicherungszertifikate (Sachhaftpflichtversicherung, Überschwemmungsversicherung, Dachpolicen)
• HOA-Dokumente (Satzung, Sitzungsprotokolle, Bewertungsmitteilungen)
• Behördenkonformität (Offenlegung von Bleifarben, Brandinspektionszertifikate)
• Quittungen und Änderungen (Nachträge zu Mietverträgen, Haustierverträgen, Parkverträgen)

Dokumentstatusverfolgung

Jedes Dokument kann mit einem Lebenszyklusstatus versehen werden:

• Entwurf: Sie haben das Dokument erstellt oder hochgeladen, es aber noch nicht übermittelt.
• Gesendet: Das Dokument wurde der entsprechenden Partei zugestellt.
• Teilweise unterzeichnet: Mehrparteiendokumente, bei denen einige Unterzeichner den Vorgang abgeschlossen haben, andere jedoch nicht.
• Unterzeichnet: Alle Parteien haben das Dokument vollständig unterzeichnet.
• Abgelaufen: Die Gültigkeitsdauer des Dokuments ist abgelaufen.

Unterzeichner verfolgen

Bei Dokumenten, die eine Unterschrift erfordern (z. B. Mietvertragsänderungen), können Sie nachverfolgen, welche Parteien unterschreiben müssen und welche den Vorgang bereits abgeschlossen haben.

Wie sich Dokumente von Mietanhängen unterscheiden

Mietanhänge sind Dateien, die kontextuell mit einem bestimmten Mietzeitraum verknüpft sind. Der Dokumentenverwaltungs-Hub dient für allgemeine immobilienbezogene Dateien, die sich über mehrere Mietverträge erstrecken oder sich auf die Immobilie als Ganzes beziehen können.

Beispiel: Eine Brandschutzbescheinigung gilt für das Gebäude, nicht für den Mietvertrag eines bestimmten Mieters. Es gehört in den Document Hub.