Kosten nachverfolgen & Rechnungen hochladen

Die Nachverfolgung von Instandhaltungskosten geht über die bloße Reparatur eines Waschbeckens hinaus; es geht darum, Ihre Finanzunterlagen ohne zusätzlichen Aufwand sauber zu halten. Landager erreicht dies, indem der Prozess des Instandhaltungsabschlusses direkt mit Ihrem Hauptbuch verknüpft wird.

Festlegen des Budgets (Geschätzte Kosten)

Während der Erstellung einer Anfrage können Sie Ihre beste Einschätzung für die Reparaturkosten eingeben, bevor der Dienstleister mit der Arbeit beginnt. Dies ist nützlich für:

• Cashflow-Planung: Wenn Sie wissen, dass drei Reparaturen mit geschätzten Gesamtkosten von 2.000 $ anstehen, können Sie sicherstellen, dass ausreichende Rücklagen vorhanden sind.
• Budgetfreigabe: Wenn Sie Immobilien für einen Investor verwalten, benötigt dieser möglicherweise eine Kostenfreigabe ab einem bestimmten Schwellenwert.
• Verhandlung mit Dienstleistern: Ein schriftlicher Kostenvoranschlag im System gibt Ihnen Verhandlungsspielraum, falls die endgültige Rechnung deutlich höher ausfällt.

Als abgeschlossen markieren & tatsächliche Kosten angeben

Wenn der Dienstleister die Arbeit beendet und eine Rechnung einreicht, klicken Sie im Dashboard auf "Als abgeschlossen markieren". Dies öffnet das Abschluss-Modal, in dem Sie die Finanzdaten festlegen:

1. Tatsächliche Kosten: Der genaue Geldbetrag, der dem Dienstleister geschuldet oder gezahlt wurde.
2. Dem Mieter in Rechnung stellen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Mieter den Schaden verursacht hat und finanziell dafür verantwortlich gemacht werden sollte.

Getrennte Dokumenten-Uploads

Das Abschlussformular erzwingt eine saubere Trennung zwischen operativen Nachweisen und steuerrelevanten Finanzdokumenten.

• Aufgaben-Fotos / Videos: Laden Sie Bilder oder Videodateien (bis zu 30 MB) hoch, die die abgeschlossene Reparaturarbeit zeigen (z. B. einen kurzen Clip der neu installierten HVAC-Einheit im Betrieb).
• Rechnungen / Quittungen: Laden Sie PDFs oder Bilder (bis zu 10 MB) der offiziellen Rechnung des Auftragnehmers oder ein Foto des Kassenbons aus dem Baumarkt hoch.

Das automatische Ausgabenbuch

Sie müssen Ausgaben NICHT manuell erfassen. Da Sie die Arbeit bereits während des Abschlussschritts erledigt haben, erstellt Landager automatisch einen dedizierten Ausgabendatensatz, der mit dieser Immobilie verknüpft ist.

Das System verfolgt die operative Historie (was ist kaputt gegangen, wer hat es repariert, wie lange hat es gedauert) im Instandhaltungsticket, während die finanzielle Historie (wie hoch waren die Kosten, welcher Dienstleister wurde bezahlt und die angehängte Rechnung) synchron in Ihren Ausgabenberichten erfasst wird.