Verfolgung geschätzter und tatsächlicher Kosten

Jede Wartungsanfrage enthält zwei Kostenfelder, die zusammenwirken, um Ihnen bei der Verwaltung Ihres Reparaturbudgets zu helfen.

Geschätzte Kosten

Geben Sie Ihre Kostenschätzung für die Reparatur ein, bevor der Verkäufer mit der Arbeit beginnt. Dies ist nützlich für:

• Budgetgenehmigung: Wenn Sie Immobilien für einen Investor verwalten, kann es sein, dass dieser ab einem bestimmten Schwellenwert eine Kostengenehmigung benötigt.
• Lieferantenverhandlung: Ein schriftlicher Kostenvoranschlag im System verschafft Ihnen einen Vorteil, wenn die endgültige Rechnung deutlich höher ausfällt.
• Cashflow-Planung: Wenn Sie wissen, dass drei Reparaturen mit einer Gesamtschätzung von 2.000 US-Dollar anstehen, können Sie für ausreichende Rücklagen sorgen.

Tatsächliche Kosten

Füllen Sie dies aus, nachdem der Verkäufer die Arbeit abgeschlossen und seine Schlussrechnung eingereicht hat. Dies ist die tatsächliche Zahl, die für Ihre Finanzberichterstattung von Bedeutung ist.

Der Vergleichswert

Wenn beide Felder ausgefüllt sind, können Sie Kostenüberschreitungen sofort erkennen:

• Geschätzt: 200 $ | Istwert: 175 $ → Ihr Budget wurde unterschritten. ✅
• Geschätzt: 200 $ | Tatsächlich: 450 $ → Der Auftrag war teurer als erwartet. Untersuchen Sie, warum.

Verbindung zum Spesenbuch herstellen

Nachdem Sie die tatsächlichen Kosten in der Wartungsanfrage erfasst haben, besteht die beste Vorgehensweise darin, auch [einen Spesendatensatz] (/docs/expenses/adding-a-new-expense) für denselben Betrag zu erstellen und ihn mit dieser spezifischen Wartungsanfrage zu verknüpfen.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Kosten in beiden Fällen erscheinen:

1. Ihre Wartungsanalyse (Verfolgung der Reparaturhäufigkeit und -kosten pro Kategorie).
2. Ihre Kostenabrechnungen (Überwachung der gesamten Betriebsausgaben und Steuerabzüge).

Die Wartungsanfrage verfolgt die Betriebsgeschichte (was kaputt gegangen ist, wer es repariert hat, wie lange hat es gedauert). Die Spesenaufzeichnung erfasst die finanzielle Geschichte (wie viel es gekostet hat, welcher Lieferant bezahlt wurde und die beigefügte Rechnung).