Festlegen des Fälligkeitsdatums und des Zahlungsdatums für eine Zahlung

Jede Zahlung in Landager zeichnet zwei unterschiedliche Zeitstempel auf, um eine vollständige Nachvollziehbarkeitsverfolgung zu erstellen.

Fälligkeitsdatum

Das Fälligkeitsdatum stellt den Tag dar, an dem die Miete vertraglich erwartet wurde.

• Dies ist normalerweise Ihr global konfigurierter Mietfälligkeitstag (z. B. der 1. des Monats).
• Sie legen dieses Feld so fest, dass es die Erwartungen widerspiegelt, unabhängig davon, wann der Mieter tatsächlich gezahlt hat.

Beispiel: Wenn die Miete am 1. eines jeden Monats fällig ist und Sie die Miete für März protokollieren, ist das Fälligkeitsdatum „1. März 2026“.

Bezahltes Datum

Das Zahlungsdatum stellt den Tag dar, an dem Sie das Geld tatsächlich erhalten haben.

• Wenn der Mieter pünktlich bezahlt hat: Das Zahlungsdatum könnte auch der „1. März“ sein.
• Wenn der Mieter zu spät kam: Das Zahlungsdatum könnte der „8. März“ sein.
• Wenn der Mieter im Voraus bezahlt hat: Das Zahlungsdatum könnte der „28. Februar“ sein.

Warum beides verfolgen?

1. Dokumentation verspäteter Zahlungen

Wenn Sie einen einzelnen Zahlungsdatensatz betrachten und das Fälligkeitsdatum „1. März“ und das Zahlungsdatum „8. März“ ist, haben Sie einen unwiderlegbaren Beweis dafür, dass die Zahlung 7 Tage verspätet war. Dies ist ein wesentlicher Beweis, wenn Sie die Erhebung einer Verspätungsgebühr oder das Vorbringen von Argumenten während einer Räumungsverhandlung rechtfertigen müssen.

2. Analyse der Sammlungseffizienz

Im Laufe der Zeit zeigt die Lücke zwischen Fälligkeitsterminen und Zahlungsterminen aller Ihrer Mieter die Zahlungszuverlässigkeit Ihres Portfolios. Wenn die meisten Mieter innerhalb von 1-2 Tagen nach Fälligkeit zahlen, ist Ihr Portfolio gesund. Wenn die durchschnittliche Verzögerung 7–10 Tage beträgt, müssen Sie möglicherweise strengere Richtlinien für Verspätungsgebühren einführen.

3. Cashflow-Genauigkeit

Ihr Bankguthaben spiegelt wider, wenn das Geld tatsächlich eingetroffen ist, nicht, wann es erwartet wurde. Durch die genaue Aufzeichnung des Zahlungsdatums stimmen die Finanzberichte von Landager mit Ihren tatsächlichen Kontoauszügen überein, nicht nur mit Ihren theoretischen Erwartungen.

Best Practice

Datieren Sie das Zahlungsdatum niemals zurück, damit es mit dem Fälligkeitsdatum übereinstimmt, nur um „die Unterlagen sauber aussehen zu lassen“. Eine ehrliche Datumsverfolgung ist der Sinn und Zweck eines digitalen Systems. Wenn Ihnen ein Mieter am 8. März einen Scheck ausgehändigt hat, ist das Zahlungsdatum der 8. März – Punkt.