Τι είναι η Διαχείριση Εγγράφων στο Landager;

Πέρα από τα αρχεία PDF μίσθωσης και τις αποδείξεις δαπανών, η διαχείριση ακινήτων περιλαμβάνει ένα βουνό συμπληρωματικών εγγράφων: ειδοποιήσεις συμμόρφωσης, πιστοποιητικά ασφάλισης, έγγραφα HOA, άδειες στάθμευσης και πολλά άλλα.

Το σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων του Landager παρέχει έναν κεντρικό κόμβο για την αποθήκευση και την παρακολούθηση όλων αυτών των αρχείων.

Τι μπορείτε να αποθηκεύσετε

Το κέντρο εγγράφων δέχεται οποιονδήποτε τύπο αρχείου θέλετε να αρχειοθετήσετε:

• Νομικές ειδοποιήσεις (ειδοποιήσεις έξωσης, προειδοποιήσεις παραβίασης μίσθωσης, επιστολές μη ανανέωσης)
• Πιστοποιητικά ασφάλισης (αστική ευθύνη, ασφάλιση πλημμύρας, συμβόλαια ομπρέλας)
• Έγγραφα HOA (εσωτερικοί κανονισμοί, πρακτικά συνεδρίασης, ειδοποιήσεις αξιολόγησης)
• Κυβερνητική Συμμόρφωση (αποκαλύψεις μολύβδου βαφής, πιστοποιητικά επιθεώρησης πυρκαγιάς)
• Αποδείξεις και Τροποποιήσεις (προσθήκες σε μισθώσεις, συμφωνίες κατοικίδιων ζώων, συμφωνίες στάθμευσης)

Παρακολούθηση κατάστασης εγγράφου

Κάθε έγγραφο μπορεί να επισημανθεί με μια κατάσταση κύκλου ζωής:

• Πρόχειρο: Δημιουργήσατε ή ανεβάσατε το έγγραφο αλλά δεν το έχετε παραδώσει ακόμα.
• Εστάλη: Το έγγραφο έχει παραδοθεί στο αρμόδιο μέρος.
• Μερική υπογραφή: Πολυμερή έγγραφα όπου ορισμένοι υπογράφοντες έχουν συμπληρώσει αλλά άλλοι όχι.
• Υπογεγραμμένο: Όλα τα μέρη έχουν εκτελέσει πλήρως το έγγραφο.
• Έληξε: Η περίοδος ισχύος του εγγράφου έχει παρέλθει.

Παρακολούθηση υπογραφών

Για έγγραφα που απαιτούν υπογραφές (π.χ. τροποποιήσεις μίσθωσης), μπορείτε να παρακολουθείτε ποια μέρη πρέπει να υπογράψουν και ποια έχουν ήδη ολοκληρώσει τη διαδικασία.

Πώς διαφέρουν τα έγγραφα από τα συνημμένα μισθώσεων

Τα Lease Attachments είναι αρχεία που συνδέονται με τα συμφραζόμενα με μια συγκεκριμένη περίοδο μίσθωσης. Ο κόμβος διαχείρισης εγγράφων προορίζεται για γενικά αρχεία που σχετίζονται με ακίνητα που μπορεί να εκτείνονται σε πολλαπλές μισθώσεις ή να ισχύουν για το ακίνητο στο σύνολό του.

Για παράδειγμα: Ένα πιστοποιητικό επιθεώρησης πυρκαγιάς ισχύει για το κτήριο, όχι για συγκεκριμένο μισθωτήριο μισθωτή. Ανήκει στο Document Hub.