Seguimiento del costo estimado frente al costo real

Cada solicitud de mantenimiento incluye dos campos de costos que funcionan juntos para ayudarlo a administrar su presupuesto de reparación.

Costo estimado

Ingrese su mejor estimación de cuánto costará la reparación antes de que el proveedor comience a trabajar. Esto es útil para:

• Aprobación del presupuesto: si administra propiedades para un inversor, es posible que requiera la aprobación de costos por encima de un cierto umbral.
• Negociación con proveedores: Tener un presupuesto escrito en el sistema le brinda ventaja si la factura final es significativamente más alta.
• Planificación del flujo de efectivo: si sabe que hay tres reparaciones pendientes con estimaciones combinadas de $2000, puede garantizar reservas adecuadas.

Costo real

Complete esto después de que el proveedor complete el trabajo y envíe su factura final. Este es el número real que importa para sus informes financieros.

El valor de comparación

Cuando ambos campos estén completos, podrá ver instantáneamente los sobrecostos:

• Estimado: $200 | Real: $175 → Quedaste por debajo del presupuesto. ✅
• Estimado: $200 | Real: $450 → El trabajo fue más caro de lo esperado. Investiga por qué.

Conexión al libro mayor de gastos

Después de registrar el costo real en la solicitud de mantenimiento, la mejor práctica es también crear un registro de gastos por el mismo monto y vincularlo nuevamente a esta solicitud de mantenimiento específica.

Esto asegura que el costo aparezca en ambos:

1. Sus Análisis de mantenimiento (seguimiento de la frecuencia de reparación y el costo por categoría).
2. Sus Informes de gastos (seguimiento del gasto operativo total y las deducciones fiscales).

La solicitud de mantenimiento rastrea la historia operativa (qué se rompió, quién lo arregló, cuánto tiempo tomó). El registro de gastos rastrea la historia financiera (cuánto costó, a qué proveedor se le pagó y la factura adjunta).