نکات ورود و انتقال داده

انتقال سال‌ها داده‌های دارایی به یک سیستم جدید دلهره‌آور است. این راهنما انتقال را به فازهای قابل مدیریت تقسیم می‌کند تا بتوانید بدون از دست دادن شتاب یا دقت تغییر دهید.

فاز 1: داده های اکسل خود را آماده کنید

قبل از لمس Landager، سوابق موجود خود را سازماندهی کنید:

1. لیست تمام خواص با آدرس ها و انواع دقیق.
2. لیست تمام واحدها با داده های اتاق خواب، حمام، و متراژ مربع.
3. لیست تمام مستاجران فعال با نام کامل قانونی، ایمیل و شماره تلفن.
4. ** لیست تمام اجاره نامه های فعال ** با تاریخ شروع، تاریخ پایان، مبلغ اجاره، و مبلغ سپرده تضمینی.

داشتن این داده ها در یک صفحه گسترده تمیز به این معنی است که جلسات ورود Landager شما سریع و بدون خطا خواهد بود.

فاز 2: فقط داده های فعلی را وارد کنید

سعی نکنید پنج سال از پرداخت های تاریخی را در روز اول پر کنید. با زمان حال شروع کنید:

1. تمام ویژگی ها و واحدهای فعلی را وارد کنید.
2. تمام مشخصات مستاجر فعلی را وارد کنید.
3. ایجاد تمام اجاره نامه های فعال (الزام کردن مستاجرین به واحدها).
4. همه فایلهای PDF اجاره امضا شده را بارگذاری کنید.

داده های تاریخی شما برای مرجع در صفحه گسترده/سیستم قدیمی شما باقی می ماند. Landager سیستم رکورد شما در حال حرکت به جلو می شود.

فاز 3: ماه انتقال

ماه اول در Landager نیاز به توجه ویژه دارد:

رسیدگی به تاریخ های شروع اواسط ماه

اگر در تاریخ 15 مارس در حال انتقال هستید و اجاره از قبل از طریق سیستم قدیمی شما برای 1 مارس جمع آوری شده است، دو گزینه دارید:

1. گزینه A (توصیه می شود): اجاره ماه مارس را به عنوان ورودی "پرداخت" در لنداگر با یادداشت: "پرداخت پیش از انتقال. جمع آوری شده از طریق سیستم قدیمی" ثبت کنید. این یک ماه اول کامل به شما می دهد.
2. گزینه B: ورود به سیستم پرداخت را در آوریل شروع کنید. بپذیرید که مارس داده‌های ناقص را در داشبورد نشان می‌دهد.

رتبه بندی حرفه ای

اگر مستاجر در اواسط ماه نقل مکان کرد، اولین پرداخت متناسب را با مبلغ دقیق جمع‌آوری شده ثبت کنید، نه اجاره کامل ماهانه. یک یادداشت اضافه کنید: "ماه اول به نسبت: 15 روز با 40 دلار در روز = 600 دلار."

فاز 4: پس از 30 روز آشتی دهید

در پایان اولین ماه کامل شما:

1. Export your Landager data.
2. با صورت حساب بانکی خود مقایسه کنید.
3. هرگونه مغایرت (مدخل های گمشده، ورودی های تکراری، مقادیر اشتباه) را شناسایی کنید.
4. تمام مشکلات را قبل از شروع ماه دوم برطرف کنید.

اگر مجموع ها مطابقت دارند: تبریک می گوییم، انتقال شما تمیز است و داشبورد شما اکنون قابل اعتماد است.

فاز 5: به مستاجرین اعلام کنید

وقتی به سیستم اطمینان پیدا کردید:

1. یک ایمیل حرفه ای برای تمام مستاجرین فعال ارسال کنید.
2. توضیح دهید که به یک پلتفرم مدیریت حرفه ای ارتقا داده اید.
3. به آنها اطمینان دهید که هیچ چیز در مورد نحوه پرداخت اجاره آنها تغییر نمی کند.
4. به آنها اطلاع دهید که در آینده [رسیدهای پرداخت] (/docs/rent-payments/sharing-a-payment-receipt) را دریافت خواهند کرد.

این ارتباط اعتماد مستاجر را ایجاد می کند و انتظارات حرفه ای را ایجاد می کند.

فاز 6: قبل از اینکه کاملاً متعهد شوید مرور کنید

پس از دو ماه کامل داده های پاک:

1. معیارهای داشبورد خود را مرور کنید - آیا آنها با واقعیت مطابقت دارند؟
2. بررسی کنید که تمام تاریخ های اجاره دقیق هستند - آیا وضعیت مستاجر صحیح است؟
3. [نرخ اشغال] (/docs/dashboard-analytics/occupancy-unit-metrics-explained) خود را بررسی کنید—آیا با حقیقت فیزیکی مطابقت دارد؟
4. اگر همه چیز درست شد، به‌روزرسانی صفحه‌گسترده قدیمی خود را به‌طور کامل متوقف کنید. Landager اکنون تنها منبع حقیقت شماست.