درک وضعیت مستأجر (فعال در مقابل گذشته)

استاد شما Tenant Directory می تواند در طی چند سال مدیریت املاک به صدها نام افزایش یابد. برای مفید نگه داشتن این لیست، Landager به طور خودکار هر فرد را در یکی از دو وضعیت دسته بندی می کند: فعال یا گذشته.

وضعیت دو مستاجر

1. فعال (نشان سبز)

مستاجر "فعال" کسی است که در حال حاضر به شما اجاره بدهکار است.

آنها منطقاً حداقل یک [اجاره] (/docs/lease-management) دارند که تاریخ شروع آن در گذشته است و تاریخ پایان آن یا خالی (ماه به ماه) یا در آینده است.

2. گذشته (نشان خاکستری)

مستاجر "گذشته" شخصی است که رابطه حقوقی او با شما منعقد شده است.

آنها منطقاً فاقد اجاره نامه فعال هستند. قراردادهای اجاره قبلی آنها یا به طور طبیعی منقضی شده است یا به صورت دستی فسخ شده است.

چگونه وضعیت به طور خودکار به روز می شود

شما هرگز به صورت دستی وضعیت مستاجر را بین فعال و گذشته تغییر نمی دهید.

درست مانند Unit Occupancy Updates، وضعیت مستاجر بازتابی از قراردادهای دنیای واقعی است. به طور کامل به اجاره نامه آنها گره خورده است.

• فعال شدن: دقیقاً روزی که اجاره نامه جدید مستاجر شروع می شود، سیستم به طور خودکار نمایه آنها را به "فعال" تبدیل می کند.
• ** تبدیل شدن به گذشته**: دقیقاً روزی که اجاره نامه آنها به پایان می رسد (و با فرض اینکه تمدید امضا نشده باشد)، سیستم به طور خودکار نمایه آنها را به "گذشته" برمی گرداند.

چرا مستاجران گذشته را در پایگاه داده نگه دارید؟

ممکن است تعجب کنید که چرا نباید فقط یک مستاجر را در لحظه ای که از خانه خارج می شوند حذف کنید. سه دلیل مهم وجود دارد که Landager مستاجران گذشته را حفظ می کند:

1. یکپارچگی دفتر کل تاریخی: برای زنده ماندن از حسابرسی IRS، باید ثابت کنید چه کسی اجاره ثبت شده در سال 2022 را به شما پرداخت کرده است. اگر شخصی که آن را پرداخت کرده است حذف کنید، دفتر کل تاریخی شما دنباله کاغذی خود را از دست می دهد.
2. مصالح سپرده اوراق بهادار: حتی پس از پایان قرارداد اجاره و نقل مکان مستاجر، شما از نظر فنی همچنان یک مصالحه سپرده تضمینی به آنها بدهکار هستید. فعال نگه داشتن نمایه آنها به شما امکان می دهد پرداخت نهایی را مستند کنید.
3. لیست «اجاره نکنید»: نگه داشتن مشخصات مستاجر بد در سیستم به عنوان یک لیست سیاه داخلی عمل می کند. اگر سال‌ها بعد برای یکی از ملک‌های شما درخواست دهند، نام آن‌ها نمایه قدیمی‌شان را نشان می‌دهد، همراه با یادداشت‌های خصوصی که توضیح می‌دهد چرا نباید دوباره به آن‌ها اجاره دهید.

با استفاده از [فیلترهای فهرست] (/docs/tenant-management/filtering-the-tenant-directory) می توانید به راحتی مستاجران گذشته را از نمای روزانه خود پنهان کنید.