Vakuuden valintaruudun merkitys

Kun Luo uusi vuokrasopimus, talousosasto sisältää erityisen kentän Vakuussummalle, jota seuraa välittömästi yksinkertainen valintaruutu "Talletus maksettu".

Vaikka tämä valintaruutu näyttää vähäiseltä, se on kriittinen toiminnallinen työkalu kaoottisen siirtymisen työnkulun hallinnassa.

Muuttotodellisuus

Perinteisessä kiinteistönhoidossa vuokrasopimuksen allekirjoittaminen ja fyysinen varojen vaihto eivät aina tapahdu samanaikaisesti.

Voit lähettää vuokrasopimuksen vuokralaiselle sähköpostitse tiistaina, he allekirjoittavat sen digitaalisesti keskiviikkona, mutta et tapaa heitä tekemään läpikäynnin ja noutamaan kassasekin perjantaiaamuna.

Tuon 72 tunnin tauon aikana vuokrasopimus on laillisesti "aktiivinen" järjestelmässä, mutta et ole varmistanut avainten luovuttamiseen tarvittavia varoja.

Kuinka valintaruutu suojaa sinua

Suunnittelemalla työnkulkusi tämän valintaruudun ympärille poistat riskin myöntää käyttöoikeus vahingossa ilman maksua:

1. Vuokraa luotaessa: Kun rakennat sopimusta Landagerissa tiistaina, kirjoitat 1 000 dollarin vakuusvaatimuksen, mutta jätät "Maksettu talletus" -ruudun valitsematta.
2. Käyttöpaneelin varoitus: Koska ruutua ei ole valittu, [Lease Detail View] (/docs/lease-management/viewing-lease-details) näyttää selvästi, että talletus on edelleen vireillä. Jokainen tiimisi jäsen, joka tarkistaa tiedoston, näkee tämän välittömästi.
3. Fyysinen vaihto: Perjantaiaamuna vuokralainen ojentaa sinulle kassasekin.
4. Tietueen päivittäminen: Avaat Landagerin heti puhelimellasi, siirryt juuri allekirjoitettuun vuokrasopimukseen, napsautat "Muokkaa", valitset "Maksettu talletus" -ruudun ja napsautat Tallenna.

Miksi sitä ei seurata "vuokramaksuna"

Saatat ihmetellä, miksi Landager ei vain kirjaa vakuusmaksua tavallisena [vuokramaksuna] (/docs/rent-payments/logging-a-manual-payment).

Tämä on tarkoituksellinen taloudellinen erottaminen. Vakuusmaksut ovat tyypillisesti erillisillä sulkutilillä, ja ne ovat teknisesti vuokralaisen rahoja, kun taas vuokramaksut ovat yrityksesi tuloja.

Seuraamalla talletusta puhtaasti tilavalintaruuduna itse vuokratietueessa, Landager estää kuukausittaisten tuloraporttien keinotekoisen 1 000 dollarin paisumisen uuden vuokralaisen muuttoviikon aikana.