Što je upravljanje dokumentima u Landageru?

Osim PDF-ova o najmu i potvrda o troškovima, upravljanje imovinom uključuje brdo dodatne papirologije: obavijesti o usklađenosti, potvrde o osiguranju, dokumenti HOA, dozvole za parkiranje i još mnogo toga.

Landagerov Document Management sustav pruža centralizirano središte za pohranu i praćenje svih ovih datoteka.

Što možete pohraniti

Središte dokumenata prihvaća sve vrste datoteka koje trebate arhivirati:

• Pravne obavijesti (obavijesti o deložaciji, upozorenja o kršenju najma, pisma o neobnavljanju)
• Potvrde o osiguranju (imovinska odgovornost, osiguranje od poplava, krovne police)
• Dokumenti HOA (podzakonski akti, zapisnici sa sastanka, obavijesti o procjeni)
• Državna usklađenost (otkrivanja olovne boje, potvrde o požarnoj inspekciji)
• Potvrde i dopune (dodaci ugovorima o najmu, ugovori o kućnim ljubimcima, ugovori o parkiranju)

Praćenje statusa dokumenta

Svaki dokument može biti označen statusom životnog ciklusa:

• Skica: Stvorili ste ili učitali dokument, ali ga još niste isporučili.
• Poslano: Dokument je dostavljen relevantnoj strani.
• Djelomično potpisano: dokumenti s više strana koje su neki potpisnici dovršili, a drugi nisu.
• Potpisano: Sve strane su u potpunosti izvršile dokument.
• Istekao: Rok valjanosti dokumenta je prošao.

Praćenje potpisnika

Za dokumente koji zahtijevaju potpise (npr. izmjene i dopune ugovora o najmu), možete pratiti koje strane trebaju potpisati, a koje su već dovršile proces.

Kako se dokumenti razlikuju od priloga o najmu

Prilozi zakupa su datoteke kontekstualno povezane s određenim razdobljem zakupa. Središte za upravljanje dokumentima je za općenite datoteke povezane s imovinom koje mogu obuhvatiti više ugovora o najmu ili se odnositi na nekretninu u cjelini.

Na primjer: Potvrda protupožarne inspekcije odnosi se na zgradu, a ne na određeni najmoprimčev ugovor. Pripada Document Hubu.