Cos'è la gestione dei documenti in Landager?

Oltre ai PDF di locazione e alle ricevute di spesa, la gestione della proprietà comporta una montagna di documenti supplementari: avvisi di conformità, certificati assicurativi, documenti HOA, permessi di parcheggio e altro ancora.

Il sistema di Gestione dei documenti di Landager fornisce un hub centralizzato per l'archiviazione e il monitoraggio di tutti questi file.

Cosa puoi conservare

L'hub documenti accetta qualsiasi tipo di file che devi archiviare:

• Avvisi Legali (avvisi di sfratto, avvisi di violazione del contratto di locazione, lettere di mancato rinnovo)
• Certificati assicurativi (responsabilità civile, assicurazione contro le inondazioni, polizze ombrello)
• Documenti HOA (statuto, verbali delle riunioni, avvisi di valutazione)
• Conformità governativa (informazioni sulle vernici al piombo, certificati di ispezione antincendio)
• Ricevute e Modifiche (addendum ai contratti di locazione, contratti per animali domestici, contratti di parcheggio)

Monitoraggio dello stato del documento

Ogni documento può essere contrassegnato con uno stato del ciclo di vita:

• Bozza: hai creato o caricato il documento ma non lo hai ancora consegnato.
• Inviato: il documento è stato consegnato alla persona interessata.
• Firmato parzialmente: documenti multilaterali in cui alcuni firmatari hanno completato ma altri no.
• Firmato: tutte le parti hanno integralmente sottoscritto il documento.
• Scaduto: il periodo di validità del documento è scaduto.

Monitoraggio dei firmatari

Per i documenti che richiedono firme (ad esempio, modifiche del contratto di locazione), puoi tenere traccia di quali parti devono firmare e quali hanno già completato il processo.

In che modo i documenti differiscono dagli allegati del contratto di locazione

Gli Allegati del contratto di locazione sono file contestualmente legati a uno specifico periodo di locazione. L'hub di gestione dei documenti è dedicato ai file generali relativi alla proprietà che possono estendersi a più contratti di locazione o applicarsi alla proprietà nel suo insieme.

Ad esempio: all'edificio si applica un certificato di ispezione antincendio, non al contratto di locazione di un inquilino specifico. Appartiene all'Hub dei documenti.