Tildele en leverandør til en vedlikeholdsforespørsel
Hvordan merke en reparasjon med en spesifikk entreprenør fra din leverandørkatalog, hvordan sikre varslingslenker sendes til leverandører, og hvordan de samhandler uten konto.
Når en vedlikeholdsforespørsel sendes inn, er det noen som må fikse det. Leverandør-feltet kobler arbeidsordren til en spesifikk entreprenør og håndterer automatisk kommunikasjonen med dem.
Hvordan automatiserte varsler fungerer
Når du oppretter eller redigerer en vedlikeholdsforespørsel med en nåværende eller fremtidig hendelsesdato, utløser tildeling av en leverandør et automatisert e-postvarslingssystem:
- E-postdetaljene: Den tildelte leverandøren mottar en umiddelbar e-post med detaljer om problemet, inkludert tittel, beskrivelse, eiendomsadresse, prioritetsnivå og eventuelle estimerte kostnader du har oppgitt.
- Friksjonsfri tilgang: Leverandøren din trenger IKKE å opprette en Landager-konto eller huske et passord.
- Svar med ett klikk: E-posten inneholder sikre engangslenker. De klikker ganske enkelt på "Godta oppdrag" eller "Avslå oppdrag" direkte fra e-posten, noe som umiddelbart oppdaterer billettstatusen i dashbordet ditt.
[!TIP] Loggføring av tidligere arbeid: Hvis du velger en hendelsesdato i fortiden, går Landager som standard over i en stille modus ved bruk av avkrysningsboksen "Logg som tidligere oppgave". Når denne er merket av, undertrykkes det automatiserte leverandørvarselet slik at du kan oppdatere dokumentasjonen uten å irritere entreprenørene dine med historiske varsler.
Tildele eksisterende kontra nye leverandører
Tildele en eksisterende entreprenør:
- Finn Leverandør-rullegardinmenyen i forespørselsskjemaet.
- Søk etter entreprenøren ved navn.
- Velg dem fra resultatene.
Opprette en leverandør direkte: Hvis dette er en ny entreprenør, trenger du ikke å navigere bort:
- Skriv inn navnet deres i rullegardinmenyen.
- Klikk på "Opprett ny leverandør".
- Skriv inn e-postadressen deres (påkrevd for varsler) og telefonnummer.
- De legges permanent til i din Leverandørkatalog og velges automatisk for denne forespørselen.
Hvordan leverandørinformasjon vises
Når en leverandør er tildelt, viser vedlikeholdsforespørselskortet tydelig Leverandørnavn, slik at det er klart for teamet ditt hvem som håndterer reparasjonen.
Hvis den opprinnelige leverandøren klikker på "Avslå oppdrag" fra e-posten sin, eller de tar kontakt for å si at de ikke kan fullføre arbeidet, redigerer du ganske enkelt vedlikeholdsforespørselen og tildeler en annen leverandør. Den nye leverandøren vil motta et umiddelbart varsel, og forespørselshistorikken vil bli logget sikkert i dine Aktivitetslogger.
Beste praksis
Tildel alltid en leverandør, selv for små reparasjoner du planlegger å håndtere selv. Opprett en "Intern"-leverandør og tildel den til forespørsler du fikser personlig. Dette sikrer at vedlikeholdsanalysen din nøyaktig fanger opp hver reparasjon, ikke bare de som settes ut til eksterne entreprenører.
Klar til å forenkle utleievirksomheten din?
Bli med tusenvis av uavhengige utleiere som har strømlinjeformet virksomheten med Landager.
Relatert lesing
Slik oppretter du en ny vedlikeholdsforespørsel
Steg-for-steg-guide for å loggføre en arbeidsordre for vedlikehold. Knytt forespørselen til en enhet, tilbakedater historiske oppgaver, last opp bilder av skader og håndter forespørsler fra leietakere via portalen.
Tilordne en leverandør til en utgift
Hvordan merke utgifter med spesifikke leverandører fra katalogen din, og hvordan opprette en ny leverandør innebygd uten å forlate utgiftsskjemaet.
Hva er leverandørkatalogen?
En oversikt over Landagers sentraliserte leverandørkatalog for administrasjon av entreprenørkontakter, og hvordan den integreres med vedlikeholds- og utgiftsarbeidsflyter.