Co to jest zarządzanie dokumentami w Landager?

Oprócz plików PDF z najmu i rachunków za wydatki, zarządzanie nieruchomościami wiąże się z mnóstwem dodatkowych dokumentów: zawiadomieniami o zgodności, certyfikatami ubezpieczeniowymi, dokumentami HOA, pozwoleniami na parkowanie i nie tylko.

System Zarządzania Dokumentami firmy Landager stanowi scentralizowane centrum przechowywania i śledzenia wszystkich tych plików.

Co możesz przechowywać

Centrum dokumentów akceptuje każdy typ pliku, który chcesz zarchiwizować:

• Informacje prawne (powiadomienia o eksmisji, ostrzeżenia o naruszeniu umowy najmu, pisma o braku przedłużenia)
• Atesty ubezpieczeniowe (OC majątkowe, ubezpieczenie od powodzi, polisy parasolowe)
• Dokumenty HOA (regulamin, protokoły posiedzeń, zawiadomienia o ocenie)
• Zgodność z przepisami rządowymi (ujawnienia dotyczące farby ołowiowej, certyfikaty kontroli przeciwpożarowej)
• Rachunki i poprawki (aneksy do umów najmu, umowy dotyczące zwierząt domowych, umowy parkingowe)

Śledzenie statusu dokumentu

Każdy dokument może zostać oznaczony statusem cyklu życia:

• Wersja robocza: Utworzyłeś lub przesłałeś dokument, ale jeszcze go nie dostarczyłeś.
• Wysłane: Dokument został dostarczony odpowiedniej stronie.
• Częściowo podpisane: Dokumenty wielostronne, w przypadku których niektórzy sygnatariusze wypełnili dokument, a inni nie.
• Podpisano: Wszystkie strony w pełni wykonały dokument.
• Wygasł: Upłynął okres ważności dokumentu.

Śledzenie sygnatariuszy

W przypadku dokumentów wymagających podpisu (np. zmiany umowy najmu) możesz śledzić, które strony muszą podpisać, a które już zakończyły proces.

Czym dokumenty różnią się od załączników do umowy leasingowej

Załączniki dotyczące leasingu to pliki powiązane kontekstowo z konkretnym okresem leasingu. Centrum zarządzania dokumentami przeznaczone jest do przechowywania ogólnych plików związanych z nieruchomościami, które mogą obejmować wiele umów najmu lub dotyczyć nieruchomości jako całości.

Na przykład: Świadectwo kontroli przeciwpożarowej dotyczy budynku, a nie umowy najmu konkretnego najemcy. Należy do Centrum dokumentów.