Jak utworzyć nowe zgłoszenie serwisowe

Gdy w jednym z Twoich lokali wydarzy się awaria, system zgłoszeń serwisowych Landager pomoże Ci śledzić problem od momentu pierwszego zgłoszenia, aż po ostateczne rozwiązanie, archiwizację faktur i automatyczne generowanie kosztów.

Krok 1: Otwórz formularz zgłoszenia

1. Przejdź do sekcji MaintenancePodgląd niedostępny w pasku bocznym.
2. Kliknij "New Request" w prawym górnym rogu.

Krok 2: Powiąż z lokalem i najemcą

• Property: Wybierz budynek.
• Unit: Wybierz konkretny lokal, którego dotyczy problem.
• Tenant: Opcjonalnie wybierz najemcę powiązanego ze zgłoszeniem.

Krok 3: Ustaw oś czasu zdarzenia (wprowadzanie wsteczne)

Data zdarzenia jest automatycznie ustawiana na dzisiejszą. Landager pozwala jednak na śledzenie historycznych rekordów:

• Jeśli wybierzesz datę z przeszłości, system automatycznie wyświetli pole wyboru: "Log as past task — no vendor notification will be sent."
• Pozostawiając to pole zaznaczone, możesz wprowadzić historyczne dane serwisowe do swojej dokumentacji bez przypadkowego wysyłania powiadomienia e-mail do wykonawcy.

Krok 4: Opisz problem

• Title: Zwięzłe podsumowanie (np. "Cieknący kran w kuchni").
• Description: Szczegółowe wyjaśnienie, w tym lokalizacja wewnątrz lokalu, stopień ważności oraz wszelkie podjęte środki tymczasowe.
• Category: Wybierz z listy: Hydraulika, Elektryka, HVAC, AGD, Konstrukcyjne, Dezynsekcja, Ogrodnictwo lub Inne.
• Priority: Ustaw na Niski, Średni, Wysoki lub Awaryjny.

Krok 5: Prześlij zdjęcia i przypisz wykonawców (opcjonalnie)

Możesz dołączyć zdjęcia uszkodzeń, aby pomóc wykonawcom. Dodatkowo możesz od razu przypisać wykonawcę do zgłoszenia.

[!NOTE] O ile nie rejestrujesz zadania z przeszłości, przypisanie wykonawcy spowoduje natychmiastowe wysłanie do niego e-maila z bezpiecznym linkiem, umożliwiającym przyjęcie lub odrzucenie zlecenia bezpośrednio z poziomu jego skrzynki odbiorczej.

Krok 6: Zapisz

Kliknij "Save Request". Zgłoszenie zostanie otwarte ze statusem Open i będzie widoczne w Twoim panelu nawigacyjnym.

Zgłoszenia inicjowane przez najemców (Portal i kod QR)

Twoi najemcy nie muszą prosić Cię o ręczne rejestrowanie każdego problemu. Mają dwa szybkie sposoby na samodzielne przesyłanie zgłoszeń:

1. Portal najemcy: Po zalogowaniu mogą przeglądać swoją umowę najmu i bezpośrednio przesyłać zgłoszenia serwisowe.
2. Kody QR nieruchomości: Najemcy mogą zeskanować wydrukowany kod QR przypisany do lokalu, aby uruchomić przyjazny dla urządzeń mobilnych formularz zgłoszeniowy.

[!IMPORTANT] Ochrona najemcy: Gdy najemca przesyła zgłoszenie, trafia ono do Twojego panelu ze statusem Pending/Open. System NIE powiadamia automatycznie wykonawcy. Zachowujesz pełną kontrolę, aby przejrzeć, edytować, odrzucić lub przypisać wykonawcę w celu zatwierdzenia prac, co chroni Cię przed nieautoryzowanymi rachunkami za naprawy.