Ce este managementul documentelor în Landager?

Dincolo de fișierele PDF de închiriere și chitanțele de cheltuieli, gestionarea proprietății implică o mulțime de documente suplimentare: notificări de conformitate, certificate de asigurare, documente HOA, permise de parcare și multe altele.

Sistemul Document Management de la Landager oferă un hub centralizat pentru stocarea și urmărirea tuturor acestor fișiere.

Ce poți stoca

Centrul de documente acceptă orice tip de fișier pe care trebuie să-l arhivez:

• Notări legale (aviz de evacuare, avertismente de încălcare a contractului de închiriere, scrisori de nereînnoire)
• Certificate de asigurare (răspundere proprietăți, asigurare împotriva inundațiilor, polițe umbrelă)
• Documente HOA (statut, procese verbale de ședință, notificări de evaluare)
• Conformitatea guvernamentală (dezvăluiri despre vopsea cu plumb, certificate de inspecție la incendiu)
• Chitanțe și modificări (anexe la contracte de închiriere, contracte pentru animale de companie, contracte de parcare)

Urmărirea stării documentului

Fiecare document poate fi etichetat cu o stare a ciclului de viață:

• Ciornă: ați creat sau încărcat documentul, dar nu l-ați livrat încă.
• Trimis: documentul a fost livrat părții relevante.
• Semnat parțial: documente cu mai multe părți în care unii semnatari au completat, dar alții nu.
• Semnat: Toate părțile au executat integral documentul.
• Expirat: perioada de valabilitate a documentului a trecut.

Urmărirea semnatarilor

Pentru documentele care necesită semnături (de exemplu, modificări ale contractului de închiriere), puteți urmări ce părți trebuie să semneze și care au finalizat deja procesul.

Cum diferă documentele de atașamentele de închiriere

Atașamentele de închiriere sunt fișiere legate contextual de o anumită perioadă de închiriere. Centrul de gestionare a documentelor este destinat fișierelor generale legate de proprietate, care se pot întinde pe mai multe leasinguri sau se pot aplica proprietății în ansamblu.

De exemplu: un certificat de inspecție la incendiu se aplică cladirii, nu contractului de închiriere al unui chiriaș specific. Acesta aparține Centrului de documente.