Urmărirea costurilor și încărcarea facturilor

Urmărirea logicii de mentenanță nu înseamnă doar repararea chiuvetei; este vorba despre a te asigura că situația ta financiară rămâne clară, fără efort suplimentar. Landager realizează acest lucru prin integrarea procesului de finalizare a mentenanței direct în registrul tău contabil.

Stabilirea bugetului (Cost estimat)

În timpul creării cererii, poți introduce estimarea ta privind costul reparației înainte ca furnizorul să înceapă lucrul. Acest lucru este util pentru:

• Planificarea fluxului de numerar: Dacă știi că există trei reparații în așteptare cu estimări cumulate de 2.000 $, te poți asigura că ai rezerve adecvate.
• Aprobarea bugetului: Dacă administrezi proprietăți pentru un investitor, acesta ar putea solicita aprobarea costurilor peste un anumit prag.
• Negocierea cu furnizorii: Deținerea unei estimări scrise în sistem îți oferă un avantaj dacă factura finală este semnificativ mai mare.

Marcarea ca finalizat și furnizarea costului real

Când furnizorul finalizează lucrarea și trimite o factură, apeși pe „Marchează ca finalizat” în tabloul de bord. Aceasta deschide fereastra de finalizare, unde poți bloca datele financiare:

1. Cost real: Suma monetară exactă datorată sau plătită furnizorului.
2. Taxare către chiriaș: Bifează această căsuță dacă chiriașul a provocat dauna și ar trebui să fie responsabil din punct de vedere financiar.

Încărcarea separată a documentelor

Formularul de finalizare impune o separare clară între dovezile operaționale și documentația financiară fiscală.

• Fotografii / Videoclipuri ale sarcinii: Încarcă imagini sau fișiere video (până la 30 MB) care arată lucrarea de reparație finalizată (de exemplu, un scurt clip cu unitatea HVAC nou instalată în funcțiune).
• Facturi / Chitanțe: Încarcă fișiere PDF sau imagini (până la 10 MB) cu factura oficială furnizată de contractor sau o fotografie a chitanței de la magazinul de bricolaj.

Registrul automat de cheltuieli

NU trebuie să înregistrezi manual o cheltuială. Deoarece ai făcut deja acest lucru în etapa de finalizare, Landager va genera automat o înregistrare de cheltuială dedicată, legată de această proprietate.

Sistemul urmărește „povestea operațională” (ce s-a stricat, cine a reparat, cât timp a durat) în tichetul de mentenanță, în timp ce urmărește „povestea financiară” (cât a costat, ce furnizor a fost plătit și factura atașată) în mod sincronizat în rapoartele tale de cheltuieli.