Понимание полей расходов

Понимание того, что делает каждое поле в форме расходов, поможет вам поддерживать чистый финансовый отчет, готовый к проверке. ⟦М1⟧ ⟦М2⟧ ⟦М3⟧

Обязательные поля

⟦М4⟧

Описание

Текстовое резюме того, на что вы потратили деньги. Будьте конкретны.

• ✅ Хорошо: «Заменили мусоропровод на кухне блока 2Б»
• ❌ Плохо: «Ремонт» ⟦М5⟧

Сумма

Общая стоимость расходов в валюте вашего аккаунта по умолчанию. Введите валовую сумму (до уплаты налогов, если вы отслеживаете налоги отдельно, и после уплаты налогов, если вы этого не делаете).

Дата

Дата возникновения расходов. Это определяет, к какому месяцу и году расходы относятся в ваших отчетах.

Необязательные (но рекомендуемые) поля

Недвижимость

Привязывает расходы к конкретному зданию. Необходим для анализа рентабельности каждого объекта недвижимости.

Единица

Еще больше сужает расходы до конкретной арендуемой площади. Полезно для отслеживания затрат на единицу жизненного цикла. ⟦М10⟧

Продавец

Выберите из своего Каталог поставщиков или создайте встроенного нового поставщика. Отслеживайте, какие подрядчики обходятся вам больше всего. ⟦М11⟧

Запрос на обслуживание

Если эти расходы возникли из заявки на ремонт, свяжите ее здесь для полной прослеживаемости от заявки до счета. ⟦М12⟧

Вложения

Загрузите физическую квитанцию или счет в формате PDF. См. раздел Загрузка квитанций и счетов для получения информации о поддерживаемых форматах и ​​ограничениях. ⟦М13⟧

Примечания

Внутренний контекст (например, «Продавец предложил скидку 10 % при оплате наличными. Обычная ставка составляла бы 550 долларов США»). ⟦М14⟧ ⟦М15⟧ ⟦М16⟧

Лучшие практики

⟦М17⟧

1. Всегда пишите описательные резюме: «Ремонт» бесполезен во время уплаты налогов. «Замененный водонагреватель в блоке 4B, модель Rheem XG50» — это именно то, что нужно вашему CPA.
2. Всегда прилагайте квитанции: IRS требует документацию для каждого вычета. Наличие квитанции в цифровом виде, прикрепленной к точной записи о расходах, устраняет кошмар с коробкой квитанций.
3. Всегда указывайте правильную дату. Использование сегодняшней даты, когда расходы действительно произошли в прошлом месяце, исказит ваши ежемесячные отчеты. Используйте фактическую дату выставления счета. ⟦М18⟧