Informačný kanál nedávnej činnosti (audit Trail)

Správa nehnuteľností zahŕňa neustále zmeny údajov: platí sa nájom, podpisujú sa nájomné zmluvy, uzatvárajú sa pracovné príkazy a jednotky sa uvoľňujú.

Aby sme vám pomohli sledovať tento chaotický tok informácií, v spodnej časti vášho hlavného informačného panelaNáhľad nie je dostupný sa nachádza Informačný kanál poslednej aktivity.

Čo je informačný kanál aktivít?

Informačný kanál aktivít je chronologicky usporiadaný, vysoko bezpečný auditný záznam takmer každej akcie vykonanej vo vašom účte Landager.

Pre každú významnú udalosť systém zaznamená: – Čo sa stalo (napr. „Zaznamenaná manuálna platba“)

• Keď sa to stalo (presný dátum a časová pečiatka) – Koho sa to týkalo (napr. „Sarah Smith – Unit 4B“)

Aké operácie sú zaznamenané?

Systém automaticky zapisuje záznam do denníka pre kritické prevádzkové pracovné postupy, vrátane:

Finančné akcie

• Zaprotokoluje sa nová platba nájomného.
• Odovzdá sa potvrdenie o výdavkoch.
• Stav platby sa zmení z Čaká na Dokončené.

Zmluvné úkony

• Vytvorí sa nová nájomná zmluva.
• Nájomná zmluva je upravená alebo ukončená.
• Odovzdá sa dokument o prenájme vo formáte PDF.

Operačné akcie

• Vytvorí sa nová nehnuteľnosť alebo jednotka.
• Je predložená žiadosť o údržbu.
• Stav požiadavky na údržbu je označený ako "Dokončené".
• Odovzdala sa fotografia stavu jednotky.

Prečo je stopa auditu dôležitá

Aj keď sa to môže zdať ako jednoduchý zoznam, informačný kanál aktivít je v skutočnosti dôležitým nástrojom na správu a zabezpečenie.

1. Zisťovanie chýb pri zadávaní údajov: Ak sa prihlásite v utorok ráno a v informačnom kanáli nedávnej činnosti sa zobrazí „Prenájom ukončený – jednotka 2A“, ale neschválili ste vysťahovanie pre jednotku 2A, okamžite viete, že došlo k chybe a môžete okamžite vyšetriť.
2. Recenzia dňa: Ak zamestnáte lízingového agenta, ktorý pre vás spustí Landager, môžete sa prihlásiť o 17:00 a posúvať informačný kanál, aby ste si v podstate prečítali správu o tom, čo presne v daný deň dosiahli.
3. Rozhodcovské konanie v sporoch: Ak nájomca tvrdí: „Odovzdal som manažérovi šek na nájomné 2. dňa,“ môžete skontrolovať protokoly, aby ste presne videli, kedy bola táto platba manuálne zadaná do systému.

Podrobnejšie informácie o tom, ako sa tieto údaje ukladajú a zabezpečujú, nájdete v našej príručke o základnom nástroji Activity Logs EngineNáhľad nie je dostupný.