Vikten av kryssrutan Säkerhetsdeposition

När Skapa ett nytt leasingavtal innehåller den finansiella delen ett specifikt fält för Depositionsbelopp, omedelbart följt av en enkel kryssruta märkt "Insättning betalad."

Även om den till synes mindre är den här kryssrutan ett kritiskt operativt verktyg för att hantera det kaotiska arbetsflödet för inflyttning.

Inflyttningsverkligheten

I traditionell fastighetsförvaltning sker hyreskontraktet och det fysiska utbytet av pengar inte alltid samtidigt.

Du kanske mailar ett hyresavtal till en hyresgäst på tisdag, de signerar det digitalt på onsdag, men du träffar dem inte för att göra genomgången och hämta ut kassachecken förrän på fredag morgon.

Under den 72-timmarsluckan är hyresavtalet juridiskt "aktivt" i systemet, men du har inte säkrat de medel som krävs för att lämna över nycklarna.

Hur kryssrutan skyddar dig

Genom att utforma ditt arbetsflöde runt den här kryssrutan eliminerar du risken för att oavsiktligt bevilja åtkomst utan betalning:

1. Att skapa leasing: När du bygger kontraktet i Landager på tisdag anger du kravet på $1 000-säkerhetsdeposition, men du lämnar rutan "Inbetald insättning" OKOCKAD.
2. Varning på instrumentpanelen: Eftersom rutan är avmarkerad kommer Lease Detail View tydligt att visa att insättningen fortfarande väntar. Alla i ditt team som granskar filen kommer att se detta omedelbart.
3. Det fysiska utbytet: På fredag ​​morgon ger hyresgästen dig kassachecken.
4. Uppdatera posten: Du öppnar omedelbart Landager på din telefon, navigerar till det nyligen undertecknade hyresavtalet, klickar på "Redigera", markerar rutan "Insättning betalad" och klickar på Spara.

Varför det inte spåras som en "hyresbetalning"

Du kanske undrar varför Landager inte bara låter dig logga depositionen som en standard Rent Payment.

Detta är avsiktlig ekonomisk separation. Säkerhetsdepositioner hålls vanligtvis på separata depositionskonton och är tekniskt sett hyresgästens pengar som hålls i förtroende, medan hyresbetalningar redovisas intäkter för ditt företag.

Genom att spåra depositionen enbart som en statuskryssruta på själva hyreskontraktet, förhindrar Landager att dina månatliga intäktsrapporter artificiellt höjs med 1 000 USD den vecka en ny hyresgäst flyttar in.