Återkommande underhållsscheman

Vissa underhållsuppgifter sker enligt ett fast schema — byte av HVAC-filter, skadedjursbekämpning, kontroll av brandsläckare, trädgårdsskötsel med mera. Landager låter dig automatisera dessa med Återkommande underhållsscheman.

Åtkomst till återkommande underhåll

1. Navigera till MaintenanceFörhandsgranskning ej tillgänglig.
2. Klicka på fliken "Recurring" högst upp på sidan (bredvid "Requests").

Skapa ett återkommande schema

1. Klicka på "New Schedule" på fliken Recurring.
2. Fyll i schemadetaljerna:
   • Title — t.ex. "Byte av HVAC-filter"
   • Unit / Property — välj vilken enhet detta gäller
   • Category — VVS, El, HVAC, Vitvaror, Byggnad, Skadedjursbekämpning, Trädgårdsskötsel eller Övrigt
   • Priority — Låg, Medium, Hög eller Akut
   • Frequency — välj mellan Veckovis, Varannan vecka, Månadsvis, Kvartalsvis, Halvårsvis eller Årligen
   • Estimated Cost — valfri budget för varje tillfälle
   • Start Date — när schemat börjar
   • End Date — valfritt; om det anges kommer schemat automatiskt att avaktiveras när nästa förfallodatum passerar detta datum.
   • Vendor — tilldela valfritt en leverantör
   • Description & Notes — eventuell ytterligare kontext
3. Klicka på "Create Schedule" för att spara.

Förklaring av frekvensalternativ

Automatiserade e-postpåminnelser

När du ställer in ett återkommande schema automatiserar Landager kommunikationen åt dig:

• Leverantörspåminnelser: Om en leverantör är tilldelad skickar systemet automatiskt ett e-postmeddelande till dem 7 dagar innan uppgiften förfaller, vilket säkerställer att de har framförhållning.
• Hyresvärdspåminnelser: Du får en e-postpåminnelse 2 dagar innan uppgiften förfaller så att du kan följa upp statusen.

Smart uppföljning av slutförande

Landager håller intelligent koll på om ett schema förfaller.

När nästa förfallodatum har anlänt (eller passerat) kommer schemat att visa en primär "Mark Complete"-knapp.

1. Klicka på "Mark Complete" på schemakortet.
2. Ange den faktiska kostnaden.
3. Ladda upp foton/videor av uppgiften (upp till 30 MB) på det utförda arbetet.
4. Ladda upp fakturor/kvitton (upp till 10 MB) för finansiell dokumentation.
5. Markera eventuellt "Charge to Tenant".
6. Klicka på "Complete & Log Expense".

Detta gör automatiskt följande:

• Loggar kostnaden som en utgift med båda filtyperna säkert bifogade till posten.
• Uppdaterar nästa förfallodatum för schemat.

"Done Until" & Tidigt slutförande

Om du redan har slutfört underhållet för den aktuella perioden försvinner knappen "Mark Complete" för att förhindra oavsiktlig dubbelloggning. Istället ser du en grön "Done until [Next Date]"-bricka.

Om leverantören kom tidigt, eller om du utförde oplanerat underhåll som du ändå vill logga mot detta schema, klickar du helt enkelt på den sekundära länken "Complete early" under brickan för att öppna formuläret för slutförande.

Pausa och återuppta scheman

• Klicka på pausikonen (⏸) på ett aktivt schema för att tillfälligt stoppa det.
• Klicka på play (▶) för att återuppta. Ingen tidigare data går förlorad — endast framtida händelser påverkas.

Ta bort ett schema

Klicka på papperskorgsikonen (🗑) på ett schema. En bekräftelsedialogruta visas. Att ta bort ett schema tar endast bort framtida händelser — alla tidigare slutförda uppgifter och deras loggade utgifter bevaras.