Що таке управління документами в Landager?

Крім PDF-файлів про оренду та квитанцій про витрати, управління майном включає гору додаткових документів: повідомлення про відповідність, страхові сертифікати, документи HOA, дозволи на паркування тощо.

Система Управління документами Landager забезпечує централізований центр для зберігання та відстеження всіх цих файлів.

Що можна зберігати

Центр документів приймає будь-який тип файлу, який потрібно заархівувати:

• Юридична інформація (повідомлення про виселення, попередження про порушення договору оренди, листи про непродовження)
• Страхові сертифікати (майнова відповідальність, страхування від повеней, парасолькові поліси)
• Документи HOA (статутні документи, протоколи зустрічей, повідомлення про оцінку)
• Відповідність державним вимогам (розкриття свинцевої фарби, сертифікати пожежної перевірки)
• Квитанції та поправки (додатки до договорів оренди, договорів про домашніх тварин, договорів про паркування)

Відстеження статусу документа

Кожен документ може бути позначений статусом життєвого циклу:

• Чернетка: ви створили або завантажили документ, але ще не доставили його.
• Надіслано: документ доставлено відповідній стороні.
• Частково підписані: багатосторонні документи, які одні підписані завершили, а інші ні.
• Підписано: усі сторони повністю виконали документ.
• Минув: термін дії документа минув.

Відстеження підписантів

Для документів, які вимагають підпису (наприклад, поправки до договору оренди), ви можете відстежувати, які сторони мають підписати, а які вже завершили процес.

Чим документи відрізняються від додатків до договору оренди

Додатки оренди — це файли, контекстно прив’язані до певного періоду оренди. Центр керування документами призначений для загальних файлів, пов’язаних із власністю, які можуть охоплювати кілька договорів оренди або застосовуватись до власності в цілому.

Наприклад: сертифікат пожежної інспекції стосується будівлі, а не договору оренди конкретного орендаря. Він належить до Document Hub.