ما هي إدارة المستندات في Landager؟

بالإضافة إلى ملفات PDF للإيجار وإيصالات النفقات، تتضمن إدارة الممتلكات جبلًا من الأعمال الورقية التكميلية: إشعارات الامتثال، وشهادات التأمين، ومستندات HOA، وتصاريح مواقف السيارات، والمزيد.

يوفر نظام إدارة المستندات الخاص بـ Landager مركزًا مركزيًا لتخزين وتتبع كل هذه الملفات.

ما يمكنك تخزينه

يقبل مركز المستندات أي نوع ملف تحتاج إلى أرشفته:

• الإشعارات القانونية (إشعارات الإخلاء، تحذيرات انتهاك عقد الإيجار، خطابات عدم التجديد)
• شهادات التأمين (مسؤولية الملكية، التأمين ضد الفيضانات، وثائق التأمين الشاملة)
• وثائق HOA (اللوائح الداخلية، محاضر الاجتماعات، إشعارات التقييم)
• الامتثال الحكومي (الإفصاحات عن الطلاء الرصاصي، وشهادات التفتيش على الحرائق)
• الإيصالات والتعديلات (ملاحق عقود الإيجار، واتفاقيات الحيوانات الأليفة، واتفاقيات مواقف السيارات)

تتبع حالة المستند

يمكن وضع علامة على كل مستند بحالة دورة الحياة:

• مسودة: لقد قمت بإنشاء المستند أو تحميله ولكنك لم تقم بتسليمه بعد.
• تم الإرسال: تم تسليم المستند إلى الجهة المعنية.
• موقعة جزئيًا: مستندات متعددة الأطراف حيث أكملها بعض الموقعين ولم يكملها الآخرون.
• توقيع: قامت جميع الأطراف بتنفيذ الوثيقة بالكامل.
• منتهية الصلاحية: انتهت فترة صلاحية الوثيقة.

تتبع الموقعين

بالنسبة للمستندات التي تتطلب التوقيعات (على سبيل المثال، تعديلات عقد الإيجار)، يمكنك تتبع الأطراف التي تحتاج إلى التوقيع وتلك التي أكملت العملية بالفعل.

كيف تختلف المستندات عن مرفقات عقد الإيجار

مرفقات الإيجار هي ملفات مرتبطة سياقيًا بفترة إيجار محددة. مركز إدارة المستندات مخصص للملفات العامة المتعلقة بالملكية والتي قد تمتد إلى عقود إيجار متعددة أو تنطبق على الخاصية ككل.

على سبيل المثال: تنطبق شهادة فحص الحرائق على المبنى، وليس على عقد إيجار مستأجر محدد. إنه ينتمي إلى مركز المستندات.