تتبع التكاليف ورفع الفواتير

لا يقتصر تتبع منطق الصيانة على إصلاح الأعطال فحسب؛ بل يتعلق بضمان بقاء سجلاتك المالية منظمة دون بذل جهد إضافي. يحقق Landager ذلك من خلال دمج عملية إتمام الصيانة مباشرة في دفتر حساباتك.

تحديد الميزانية (التكلفة التقديرية)

أثناء إنشاء الطلب، يمكنك إدخال تقديرك لما ستكلفه عملية الإصلاح قبل أن يبدأ المورد في العمل. هذا مفيد للأغراض التالية:

• تخطيط التدفق النقدي: إذا كنت تعلم أن هناك ثلاث عمليات إصلاح معلقة بتقديرات إجمالية تبلغ 2000 دولار، يمكنك ضمان وجود احتياطيات كافية.
• الموافقة على الميزانية: إذا كنت تدير عقارات لمستثمر، فقد يتطلب الأمر موافقته على التكاليف التي تتجاوز حدًا معينًا.
• التفاوض مع الموردين: وجود تقدير مكتوب في النظام يمنحك قوة تفاوضية إذا جاءت الفاتورة النهائية أعلى بكثير.

وضع علامة "مكتمل" وتحديد التكلفة الفعلية

عندما ينتهي المورد من العمل ويقدم فاتورة، يمكنك النقر على "وضع علامة مكتمل" (Mark Complete) في لوحة التحكم. سيؤدي هذا إلى فتح نافذة الإكمال، حيث يمكنك تثبيت البيانات المالية:

1. التكلفة الفعلية: المبلغ المالي الدقيق المستحق أو المدفوع للمورد.
2. التحميل على المستأجر: حدد هذا المربع إذا كان المستأجر هو المتسبب في الضرر ويجب تحميله المسؤولية المالية.

فصل رفع المستندات

يفرض نموذج الإكمال فصلاً واضحًا بين الأدلة التشغيلية والمستندات الضريبية المالية.

• صور / فيديوهات المهمة: ارفع صورًا أو ملفات فيديو (حتى 30 ميجابايت) توضح أعمال الإصلاح المكتملة (على سبيل المثال، مقطع قصير لوحدة التكييف التي تم تركيبها حديثًا وهي تعمل).
• الفواتير / الإيصالات: ارفع ملفات PDF أو صورًا (حتى 10 ميجابايت) للفاتورة الرسمية المقدمة من المقاول، أو صورة للإيصال من متجر الأدوات.

سجل المصروفات التلقائي

أنت لا تحتاج إلى تسجيل المصروفات يدويًا. نظرًا لأنك قمت بالعمل بالفعل أثناء خطوة الإكمال، سيقوم Landager تلقائيًا بإنشاء سجل مصروفات مخصص مرتبط بهذا العقار.

يتتبع النظام "القصة التشغيلية" (ما الذي تعطل، ومن قام بإصلاحه، وكم استغرق من الوقت) في تذكرة الصيانة، بينما يتتبع "القصة المالية" (كم كانت التكلفة، وأي مورد تم الدفع له، والفاتورة المرفقة) بشكل متزامن في تقارير المصروفات الخاصة بك.